Elke week hetzelfde ritueel: aan het einde van de vrijdag probeer je te reconstrueren wat je die week allemaal hebt gedaan. Was die klantafspraak op dinsdag nou anderhalf uur of toch twee? En welk project hoorde ook alweer bij die woensdagmiddag? Herkenbaar? Dan is het tijd om te kijken naar online urenregistratie.
Online urenregistratie is het digitaal bijhouden van gewerkte uren via een webapplicatie of app, in plaats van via Excel-sheets, papieren formulieren of losse notities. Je registreert je tijd op het moment dat je werkt, direct gekoppeld aan projecten, klanten of taken. Geen handmatige optelsommen meer, geen vergeten uren, en altijd actueel inzicht — voor jou én voor je werkgever of opdrachtgever.
Veel bedrijven werken nog steeds met spreadsheets voor hun urenregistratie. Dat werkt, tot op zekere hoogte. Maar de nadelen stapelen zich snel op:
Wil je weten hoe de overstap in de praktijk werkt? Lees dan hoe je Excel-urenregistratie vervangt door een online systeem.
Met een goed urenregistratiesysteem hoef je niet meer aan het einde van de week te puzzelen. Je klikt op start en stop, of vult je uren direct in na een klantbezoek of taak. Bekijk hoe uren registreren in Time On werkt — het scheelt al snel enkele uren administratie per maand.
Doordat uren op het moment zelf worden vastgelegd, is de kans op fouten veel kleiner. In combinatie met een goedkeuringsproces declareer je alleen uren die geaccordeerd zijn. Dat voorkomt discussies met klanten over facturen en zorgt voor een soepelere samenwerking.
Online urenregistratie werkt via de browser of app, dus je kunt uren registreren waar je ook bent — op kantoor, onderweg of direct na een klantbezoek. Met de mobiele app van Time On heb je je administratie in minder dan een minuut weer op orde. Dat maakt het bijzonder geschikt voor teams die veel buiten de deur werken.
Managers en opdrachtgevers krijgen direct inzicht in gewerkte uren, projectvoortgang en kosten. Met projectbeheer bewaak je bovendien je budgetten en zie je precies waar de meeste uren aan besteed worden. Dat maakt plannen, factureren en rapporteren een stuk eenvoudiger.
Goede online urenregistratie koppelt direct met je facturatie- of boekhoudpakket. Time On biedt standaard koppelingen met onder andere Exact Online, Visma eAccounting, Moneybird, SnelStart en WeFact. Zo hoef je gegevens nooit dubbel in te voeren.
Eigenlijk voor iedere organisatie die uren bijhoudt: zzp'ers die hun uren factureren en moeten voldoen aan het urencriterium, consultants die bij klanten op locatie werken, administratiekantoren die per klant en project willen registreren, en bedrijven die simpelweg grip willen houden op productiviteit. Juist in sectoren met veel klantcontact maakt digitale urenregistratie het verschil tussen achteraf puzzelen en vooraf zekerheid hebben.
Benieuwd welke uren je precies moet bijhouden? Lees ook ons artikel over het verschil tussen facturabele en niet-facturabele uren.
Bij Time On maken we online urenregistratie zo eenvoudig mogelijk. Geen ingewikkelde spreadsheets, geen handmatig gepuzzel achteraf, maar een overzichtelijk systeem waarmee je in een paar klikken je uren, projecten en klantbezoeken vastlegt. En dat tegen een scherpe, transparante prijs zonder opstartkosten. Zo hou jij grip op je tijd, zonder dat het je extra tijd kost.
Klaar om te stoppen met Excel? Probeer Time On 30 dagen gratis en ervaar zelf hoe eenvoudig online urenregistratie kan zijn.
De kosten verschillen per aanbieder en hangen vaak af van het aantal gebruikers en de gewenste functionaliteiten. Time On kost €9,00 per medewerker per maand bij een jaarabonnement (of €10,00 per maand bij maandelijkse facturatie), zonder opstartkosten of verborgen kosten. Bekijk alle details op de prijzenpagina of start direct met een gratis proefperiode van 30 dagen.
Voor werkgevers in Nederland geldt sinds een uitspraak van het Europees Hof van Justitie dat er een sluitend systeem moet zijn om gewerkte uren te registreren. Dit hoeft niet per se digitaal, maar een online systeem maakt het eenvoudiger om aan deze verplichting te voldoen en voorkomt discussies over gewerkte uren.
Meestal registreer je de startijd en eindtijd van een taak, het bijbehorende project of de klant, en eventueel een korte omschrijving van de werkzaamheden. Sommige tools bieden ook de mogelijkheid om reistijd, pauzes of ziekteverzuim apart te registreren.
Zeker. Voor zzp'ers is urenregistratie vaak direct gekoppeld aan facturatie, en bovendien nodig om het urencriterium van 1.225 uur voor de ondernemersaftrek aan te tonen. Time On voldoet volledig aan de eisen van de Belastingdienst. Lees meer over urenregistratie voor zzp'ers.
Ja, moderne tools werken via een app of mobiele browser, zodat je ook onderweg of direct na een klantbezoek je uren kunt invoeren. Met de Time On app voor iOS en Android hoef je niet te wachten tot je weer achter je bureau zit.
Via een directe koppeling met je facturatie- of boekhoudpakket worden geregistreerde uren automatisch omgezet in conceptfacturen, zodat je nooit gegevens dubbel hoeft in te voeren. Bekijk alle koppelingen van Time On, waaronder Exact Online, Visma eAccounting, Moneybird en SnelStart.