Eén platform voor twee bedrijven: hoe the BIM practice en HOP hun uren stroomlijnen

Marketing

Door Thaiz Doezé

Een kantoor dat werkt vanuit twee bedrijven die elkaar naadloos aanvullen: the BIM practice en HOP (Hands On Professionals). Beide bedrijven bedienen de bouw- en vastgoedbranche, maar elk vanuit een eigen kracht.

Bij BIM draait alles om digitalisering in de bouw. Er worden BIM-werkwijzen geïmplementeerd waarmee bouwteams sneller, efficiënter en met minder fouten kunnen werken, denk aan 3D-modellering, het slim verbinden van data en workflows, en het verhogen van de bouwkwaliteit. Maar digitalisering alleen is niet genoeg; je hebt ook de juiste mensen nodig om het in de praktijk te brengen. Daar komt HOP in beeld. HOP is een team van hands-on professionals in vastgoedprojecten en datakwaliteit, dat meedenkt met opdrachtgevers en de opdracht ook daadwerkelijk uitvoert.

Waar BIM de projecten implementeert, levert HOP dus de ervaren handen op de werkvloer. Met een gezamenlijk team van twaalf tot dertien medewerkers, die bij beide bedrijven werken, worden ook de klanten integraal bediend. De uren worden bewust en transparant bijgehouden voor beide bedrijven, zodat alles efficiënt en overzichtelijk blijft. "Strategie en uitvoering gaan bij ons hand in hand".

Voordat het kantoor kennis maakte met Time On, werden de uren geregistreerd via Visma, waarmee ze een koppeling hebben. Maar toen de urenregistratie functie vanuit Visma wegging, zijn ze op zoek gegaan naar een nieuwe manier om uren bij te houden. Door op de website van Visma te kijken, kwam de organisatie Time On tegen.

Een vliegende start, ondanks een steile leercurve

Per 1 januari 2024 was de overstap een feit, en die moest snel worden gemaakt. De eerste maand was even wennen; Time On biedt andere mogelijkheden dan vergelijkbare tools, waardoor het zoeken was binnen het systeem. Maar dat was van korte duur. Nu alle medewerkers vertrouwd zijn met het platform, is de ervaring binnen het team positief. De mobiele app speelt daarin een grote rol: toegankelijk, snel en altijd binnen handbereik, zodat uren direct worden ingevoerd.

Omdat er wordt gewerkt met zowel projecttarieven als uurtarieven, vraagt de registratie om aandacht. Per klant, per project en per medewerker kunnen de tarieven verschillen, en dat vraagt om bewuste invoer. Daarnaast is het belangrijk om zelf actief bij te houden welke projecten nog actief zijn en welke niet, zodat de projectenlijst overzichtelijk blijft. Dat vergt discipline, maar het systeem maakt het goed beheersbaar.

Rapportage die werkt: geen verloren uren en onnodige fouten

Binnen BIM en HOP is de rapportagefunctie de belangrijkste functionaliteit van Time On. De koppeling met het administratiesysteem zorgt ervoor dat alles naadloos aansluit, en dat is geen bijzaak. Uren die niet worden geregistreerd, worden niet gefactureerd, en dat mag simpelweg niet gebeuren.

De vergelijking met Excel maakt het verschil meteen duidelijk. Vroeger werden alle uren handmatig bijgehouden in een bestand, om ze vervolgens om te zetten naar een ander pakket. Dat proces was tijdrovend én foutgevoelig, want je bent afhankelijk van correcte invoer op elk moment. Met Time On is dat verleden tijd. De rapportagefunctie zorgt ervoor dat analyses direct beschikbaar zijn, zonder zelf te hoeven zoeken, filteren of selecteren. De benodigde informatie staat klaar: wat niet alleen tijd bespaart, maar ook een stuk meer zekerheid geeft.

Simpel verwacht, meer gekregen

Toen Ruud met Time On begon, had hij één verwachting: een eenvoudig programma dat de basis goed doet. Dat klopte, máár het bleef niet daarbij. De snelle inzichten die het platform bood, kwamen als een aangename verrassing. Niet iets waar hij op had gerekend, maar wel iets wat hij sindsdien niet meer wil missen.

En als collega's of relaties vragen hoe BIM en HOP hun uren bijhouden, aarzelt Ruud geen moment. Hij raadt Time On aan, vanwege de toegankelijkheid, en omdat het platform eenvoudig blijft, ook naarmate je er meer mee doet. Want dat is wat hij zoekt: een tool die werkt zonder gedoe, en die toch meer biedt dan je op het eerste gezicht verwacht.

De rapportage functie zorgt dat de analyses al klaar staan, je hoeft niet meer zelf alles uit te zoeken

Ruud van der Star

medeoprichter en - eigenaar the BIM pratice & Hands-on professionals

Meer weten over urenregistratie voor architectenbureau?

We laten je graag de mogelijkheden zien.

Demo aanvragen

Vul onderstaand formulier in en we nemen snel contact met je op!