Als zzp'er ben je ondernemer, uitvoerder en administrateur tegelijk. Uren bijhouden schiet er dan snel bij in, tot de aangifte inkomstenbelasting voor de deur staat en je moet aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. In dit artikel lees je waarom urenregistratie voor zzp'ers zo belangrijk is, wat de Belastingdienst precies van je verwacht en hoe je met een urenregistratie app je uren bijhoudt zonder er dagelijks werk van te maken.
Strikt genomen is urenregistratie niet wettelijk verplicht — maar wil je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en startersaftrek, dan moet je kunnen aantonen dat je voldoet aan het urencriterium: minimaal 1.225 uur per jaar besteed aan je onderneming. De Belastingdienst kan bij een controle vragen om een sluitende urenadministratie. Kun je die niet overleggen, dan loop je duizenden euro's aan aftrekposten mis.
Belangrijk om te weten: níet alleen declarabele uren tellen mee. Ook deze uren horen bij je urenregistratie als zzp'er:
Juist omdat deze "onzichtbare" uren meetellen, is het zonde om ze niet vast te leggen.
Er zijn grofweg drie manieren om als zzp'er uren bij te houden:
1. Papier of agenda. Snel begonnen, maar foutgevoelig en achteraf lastig te reconstrueren. Bij een controle maakt een verkreukeld notitieboekje bovendien weinig indruk.
2. Excel. Een stap beter, en voor veel starters het beginpunt. Maar: je moet er zelf aan denken, formules gaan stuk, en je hebt je registratie niet bij je op locatie. Herkenbaar? Lees dan ook ons artikel over Excel-urenregistratie vervangen.
3. Een urenregistratie app. Met een urenregistratie app voor zzp'ers leg je uren direct vast op het moment dat je ze maakt — op je telefoon, tablet of laptop. Geen reconstructie achteraf, geen vergeten uren, en met één druk op de knop een overzicht voor de Belastingdienst.
Niet elke tool past bij de werkwijze van een zelfstandige. Let bij het kiezen op deze punten:
De beste urenregistratie is de registratie die je volhoudt. Drie praktische tips:
Goed uren bijhouden levert je als zzp'er meer op dan alleen een gerust hart bij de aangifte:
Met Time On registreer je als zzp'er je uren, kilometers en onkosten in één overzichtelijke app — fiscus-proof, gekoppeld aan je boekhoudpakket en vanaf €9 per maand. Probeer Time On 30 dagen gratis of bekijk de urenregistratie voor zzp'ers pagina.
Minimaal 1.225 uur per kalenderjaar besteed aan je onderneming. Alleen dan kom je in aanmerking voor onder andere de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
Ja. Niet alleen declarabele klanturen tellen mee, maar ook reistijd, acquisitie, administratie, marketing en bijscholing. Zolang de uren aantoonbaar aan je onderneming zijn besteed.
Nee, een app is niet verplicht. Je mag je uren ook op papier of in Excel bijhouden. Wel moet je administratie bij een controle van de Belastingdienst sluitend en aannemelijk zijn. Dat is met een digitale urenregistratie een stuk eenvoudiger aan te tonen.
Je urenadministratie valt onder je bedrijfsadministratie en moet daarom 7 jaar bewaard blijven.
Achteraf reconstrueren mag, maar is foutgevoelig en minder overtuigend bij een controle. Registreer je uren bij voorkeur dagelijks of wekelijks, op het moment dat je nog precies weet wat je hebt gedaan.
Ja, in Time On registreer je uren, kilometers en onkosten in dezelfde app. Zo heb je je volledige administratie voor de aangifte op één plek.