Uren bijhouden die meegroeien met je bedrijf: Het verhaal van Blend Consultants.

Marketing

Door Thaiz Doezé

Dennis Meevissen (43) is facilitair manager in hart en nieren. Vanuit Heerlen runt hij Blend Consultants, een Consultancybureau die maatschappelijke organisaties ondersteund met Interim Facility Management, Contractmanagement/Inkoop en Duurzaamheid. Daardoor kunnen organisaties zich richten op hun kerntaak: goede zorg en dienstverlening

"Zorgmedewerkers zouden zich voornamelijk bezig moeten houden met échte zorgtaken" zegt Dennis. "Onze visie is dat facilitaire processen (of het nu schoonmaak, groenvoorziening, hospitality of was/linnen) afgestemd dienen te zijn op het primaire proces". Met een team van bevlogen consultants bedient Blend Consultants opdrachtgevers in de regio Limburg-Eindhoven.

Toen Dennis eerst nog als zelfstandige werkte en vervolgens met Blend was gestart, deed Excel precies wat het moest doen. Veertig uur gewerkt? Factuur van veertig uur. Simpel. Maar toen Blend groeide en er medewerkers bijkwamen, veranderde dat snel. "Bij twee of drie man werkte het nog wel. Maar daarna deed iedereen het op zijn eigen manier." De drie mannen in het team hanteerden toevallig dezelfde opzet, maar toen de eerste vrouwelijke collega aantrad, verschenen er overzichten in kleuren en werd het format totaal anders. Daar moest ik echt even aan wennen,’’ lacht Dennis. Sommigen werkten met tabbladen per maand, anderen niet. Weeknummers werden soms vergeten. Het controleren en corrigeren kostte steeds meer tijd. "Het werd gewoon foutgevoelig. Ik was veel te veel tijd kwijt met dubbel checken."

Op zoek naar een professioneel systeem voor urenregistratie

De tip kwam van een financiële administrateur, die Time On aanraadde vanwege de koppeling met Exact. Dennis besloot de overstap te maken, maar voorzichtig: hij liet medewerkers eerst ook hun Excel-bestand blijven bijhouden als vangnet. "Schaduw draaien," noemt hij dat zelf. Maar dat vangnet bleek al snel overbodig. "Het systeem is zo gebruiksvriendelijk dat het eigenlijk vanzelf ging. Nieuwe medewerkers snappen het meteen, en dat past ook wel bij ons type mensen. Consultants worden verwacht er vanaf dag één te staan."

Het businessmodel van Blend draait volledig op uren. Elke consultant werkt aan één of twee opdrachten tegelijk, de ene begeleidt een verhuizing, de andere een verduurzamingstraject, maar iedereen registreert dagelijks zijn uren per project. Facturabel of niet-facturabel, dat is voor iedereen helder. Naast uren worden ook kilometers en onkosten bijgehouden. Omdat consultants grotendeels bij de opdrachtgever werken, is de Time On-app onmisbaar. "Fijn dat je niet per se via de browser hoeft in te loggen. De app werkt gewoon goed."

Time On als fundament voor verdere groei

De voordelen van Time On reiken verder dan gebruiksvriendelijkheid alleen. Minder foutgevoeligheid, rust en comfort, en een systeem waar je op kunt bouwen. Het past naadloos in de bredere professionaliseringsslag die Blend Consultants bewust maakt. "Het is een interne tool, maar intern is het enorm fijn om dit te hebben," zegt Dennis.

Vóór Time On koppelde Dennis de uren handmatig vanuit Excel aan WeFact, het facturatiesysteem dat Blend al langer gebruikt. "Soms was ik daar een hele avond mee bezig." Nu lopen de uren automatisch door naar WeFact.. Het handmatige overtikken is volledig verleden tijd. De tijdsbesparing zit hem echter niet alleen in die ene avond per maand. Voor één of twee man is Excel perfect, maar wil je groeien en professioneel worden, dan is Time On de meerwaarde. "Als je blijft werken met Excel en je groeit, ben je straks meerdere avonden per maand kwijt. Dan zit je vast aan je eigen systeem." Time On geeft Blend Consultants de schaalbaarheid die nodig is om die groei ook echt waar te maken.

Blend Consultants beveelt Time On aan

Als een collega-ondernemer met een vergelijkbaar bedrijf naar een oplossing voor urenregistratie zoekt, hoeft Dennis niet lang na te denken. Voor kleine organisaties voldoet Excel vaak prima. Maar zodra je groeit en professionaliseert, wil je een systeem dat met je meegroeit. Voor Blend Consultants is Time On inmiddels een vanzelfsprekend onderdeel van de bedrijfsvoering.

"Het geeft rust en comfort. Je weet dat je er verder op kunt bouwen"

Dennis Meevissen

Eigenaar Blend Consultants

Meer weten over urenregistratie voor consultancy?

We laten je graag de mogelijkheden zien.

Demo aanvragen

Vul onderstaand formulier in en we nemen snel contact met je op!