1. Richt je project in per ontwerpfase
Maak per opdrachtgever een project aan en deel het op in de fases die je ook in je honorariumafspraak gebruikt: schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp of bestek, en uitvoeringsbegeleiding. Werk je met de DNR of een eigen fasering? Je bepaalt zelf de indeling. Geef iedere fase een urenbudget, en Time On weet vanaf dat moment precies hoeveel ruimte er nog is.
2. Registreer uren waar je bent
Iedere medewerker boekt zijn uren direct op de juiste fase, in de browser of via de mobiele app. Na een bouwvergadering, direct na het overleg bij de opdrachtgever, of gewoon aan het einde van de dag. In een paar seconden, zonder te reconstrueren wat er die week ook alweer is gebeurd. Ook kilometers en onkosten registreer je op dezelfde plek.
Met de AI-koppeling gaat het nog sneller: op basis van je werkpatroon en gekoppelde agenda doet Time On een voorstel voor je dag of week, dat je alleen nog hoeft te controleren en te bevestigen.
3. Bewaak je budget tijdens het ontwerp
Op ieder moment zie je per project en per fase hoeveel uur er is besteed, hoeveel er nog over is en of het budget haalbaar is. Bij 80 procent krijg je automatisch een melding, bij 100 procent opnieuw. Zo stuur je bij tijdens het VO, niet bij de jaarafsluiting. Aanscherpen, het gesprek over meerwerk openen, of bewust extra investeren: allemaal legitieme keuzes, zolang je ze op tijd maakt.
4. Keur uren goed en declareer meerwerk onderbouwd
Projectleiders keuren de uren van hun team goed voordat ze worden gedeclareerd. Meerwerk leg je vast op een aparte fase of een eigen project, met een korte omschrijving van wat er is gevraagd. Aan het einde van de maand heb je een concreet urenoverzicht om je aanvullende factuur te onderbouwen. Geen discussie op gevoel, maar een gesprek op basis van feiten.
5. Factureer direct vanuit je boekhoudpakket
Declaraties zet je met één klik om in verkoopfacturen in je boekhoudpakket. Time On koppelt met Exact Online, SnelStart, Moneybird, Visma eAccounting, WeFact, Yuki, Jortt, onFact en e-Boekhouden. Klanten worden automatisch gesynchroniseerd, dus geen dubbel onderhoud en geen overtypen.
6. Stuur op cijfers, niet op gevoel
Rapportages per project, per fase, per medewerker of per opdrachtgever laten zien waar de tijd naartoe gaat. Welke fases lopen structureel uit? Welke opdrachtgevers zijn winstgevend? Hoe declarabel is het bureau werkelijk als acquisitie, prijsvragen en studiewerk worden meegerekend? Exporteer naar Excel of PDF, of bouw eigen dashboards via de koppeling met Microsoft Power BI.
