Als architect wil je bezig zijn met ontwerpen, niet met administratie. Maar juist bij een architectenbureau is een sluitende urenregistratie essentieel: je werkt aan meerdere projecten tegelijk, vaak met vaste honoraria per fase, en ieder uur dat je niet registreert knaagt aan je marge. Zeker wanneer een ontwerptraject uitloopt of een opdrachtgever om de derde revisie vraagt, wil je zwart op wit kunnen laten zien waar de tijd is gebleven.
Time On is urenregistratie software die past bij de manier waarop architectenbureaus werken. Registreer ontwerpuren per project en per fase, bewaak je urenbudget in realtime en declareer meerwerk onderbouwd aan je opdrachtgever. Zo houd jij je hoofd bij het ontwerp, terwijl de administratie zichzelf bijhoudt.
Herken je dit?
Met de juiste software behoren deze problemen tot het verleden. Houd grip op je honorarium, per project, per fase en per medewerker.
Maak voor alles wat je doet een project aan en houd zo je urenbesteding perfect gescheiden. Per klant kun je meerdere projecten aanmaken. Ook kun je interne projecten aanmaken voor het bijhouden van niet-facturabele uren, zoals ziekte-, studie en verlofdagen.
Ieder project kun je voorzien van een budget. Een budget is gebaseerd op een aantal uren of bedrag. Op basis van het geboekte en geplande aantal uren weet je precies hoeveel tijd je nog over hebt. Zo weet je op ieder moment of je budget haalbaar is!
Declaraties worden gebruikt om facturabele uren, kilometers en onkosten door te belasten naar de klant. Je kunt declaraties per maand maken of wanneer het project in zijn geheel is afgerond. Hierdoor weet je precies wat er al gefactureerd is en wat er nog open staat. Voorkom dus omzetverlies en ontevreden klanten!
Bij een architectenbureau is het honorarium vaak vooraf afgesproken, per fase of voor het hele traject. Dat betekent dat je winst volledig afhangt van hoeveel uren je er werkelijk aan besteedt. Zonder goede urenregistratie zie je pas bij de jaarrekening dat een project verliesgevend was — als het al opvalt.
Goede urenregistratie software laat je tijdens het project zien hoe je ervoor staat: hoeveel uur is er besteed aan het schetsontwerp, hoeveel budget is er nog voor het definitief ontwerp, en welk deel van de tijd ging naar overleg en revisies? Dat inzicht helpt je niet alleen bij dit project, maar ook bij het scherper begroten van het volgende. En bij discussies over meerwerk heb je direct een onderbouwd urenoverzicht bij de hand.
Niet ieder pakket past bij de projectmatige werkwijze van een architectenbureau. Let bij het kiezen van urenregistratie software op deze punten — en zo lost Time On ze op:
Maak per opdrachtgever projecten aan en splits ze op in fases, van schetsontwerp en voorlopig ontwerp tot definitief ontwerp, bestek en uitvoeringsbegeleiding. Iedere medewerker boekt zijn uren direct op de juiste fase, ook onderweg of op de bouwplaats via de mobiele app. Bekijk alle mogelijkheden van uren registreren in Time On.
Voorzie ieder project of iedere fase van een urenbudget of bedrag. Op basis van de geboekte en geplande uren zie je precies hoeveel ruimte er nog is, en krijg je een melding voordat het budget overschreden wordt. Zo stuur je bij tijdens het ontwerp, niet erna. Meer weten? Bekijk projectbeheer in Time On.
Extra revisierondes, gewijzigde eisen, een aangepast programma van eisen: leg meerwerk vast op een eigen project of fase en onderbouw je aanvullende factuur met een concreet urenoverzicht. Met declaraties belast je facturabele uren, kilometers en onkosten eenvoudig door aan je opdrachtgever — per maand of na afronding van het project.
Acquisitie, prijsvragen, studie en verlof: maak interne projecten aan voor niet-facturabele uren en zie hoe declarabel je bureau werkelijk is. Waardevolle stuurinformatie voor je tarieven en je capaciteitsplanning.
Urenregistratie software zonder koppeling betekent dubbel werk. Time On koppelt met vrijwel alle boekhoudpakketten, waaronder Exact Online, SnelStart, Moneybird, Visma eAccounting, WeFact en e-Boekhouden. Declaraties zet je met één klik om in verkoopfacturen, en je klanten worden automatisch gesynchroniseerd.
Door gebruik te maken van een koppeling met een boekhoudpakket zet je eenvoudig declaraties om in verkoopfacturen. Daarnaast worden je klanten gesynchroniseerd en voorkom je dubbel onderhoud.
Bekijk alle koppelingenHoeveel gebruikers per maand?
Geen opstartkosten of andere verborgen kosten
Geen limiet op klanten, projecten of producten
Maak gratis gebruik van alle partner koppelingen
Hoeveel gebruikers per jaar?
Geen opstartkosten of andere verborgen kosten
Geen limiet op klanten, projecten of producten
Maak gratis gebruik van alle partner koppelingen
De beste software sluit aan op de projectmatige werkwijze van een architectenbureau: uren registreren per project en fase, budgetten bewaken per honorarium en meerwerk onderbouwd declareren. Time On is hierop ingericht en wordt gebruikt door bureaus van eenpitters tot teams van tientallen medewerkers.
Ja. Maak per project fases aan, bijvoorbeeld schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestek en uitvoeringsbegeleiding. Zo zie je precies hoeveel uur iedere fase kost en of je binnen het afgesproken honorarium blijft.
Voorzie ieder project of iedere fase van een budget in uren of euro's. Time On toont realtime de besteding en het resterende budget, en waarschuwt je voordat het budget overschreden wordt. Bekijk projectbeheer voor alle mogelijkheden.
Leg meerwerk vast op een eigen project of fase en maak er een declaratie van, onderbouwd met het volledige urenoverzicht. Zo voorkom je discussies en loop je geen omzet mis op extra revisierondes of gewijzigde eisen.
Ja, via de Time On app voor iOS en Android registreert iedereen zijn uren waar dan ook — op de bouwplaats, bij de opdrachtgever of onderweg.
Direct via de API. Declaraties worden omgezet in verkoopfacturen in je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Moneybird of SnelStart, en je klanten worden automatisch gesynchroniseerd. Bekijk alle koppelingen.
Ja, naar Excel of PDF. Handig voor interne evaluaties, nacalculatie per project of om je opdrachtgever inzicht te geven in de bestede uren.
Time On werkt met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups, is AVG-proof en ondersteunt tweefactorauthenticatie.