Geen dubbel werk meer: Retailmade boekt slimmer met Time On

Marketing

Door Thaiz Doezé

Dick ten Voorde is eigenaar van Retailmade, een adviesbureau dat bedrijven ondersteunt die leveren aan supermarkten. De focus ligt op het salesvraagstuk: hoe kom je als leverancier sterker te staan in een competitieve markt? Dick begeleidt zijn klanten daarin vanuit verschillende invalshoeken, soms als interim manager, soms puur in een adviserende rol. Naast dit projectmatige werk heeft Retailmade ook een abonnementsmodel waarbij klanten Dick voor een vast aantal uren per maand kunnen inhuren. Dat maakt zijn werkwijze flexibel, maar ook complex: hij bedient meerdere klanten tegelijk, neemt per klant een andere rol aan, en schakelt in uitzonderlijke situaties externe mensen in wanneer zijn eigen uren vol zitten. De klantrelaties bij Retailmade zijn bovendien van lange duur: het is verlening op verlening, maar de inhoud van de samenwerking verandert steeds mee met wat een klant op dat moment nodig heeft.

Het is een mooie, versnelde manier van boekhouden

Dick ten Voorde

Eigenaar Retailmade

Het gevecht met dubbel werk

Die diversiteit aan klanten en rollen vroeg om een goede manier van uren bijhouden. Toch was de werkwijze die Dick hanteerde verre van efficiënt. Alles werd bijgehouden via de notities-app op zijn telefoon, om vervolgens handmatig over te zetten naar een Excel-bestand. Dat betekende dubbel werk: eerst noteren, dan weer overtypen. En dat overtypen gebeurde vaak in het weekend, wanneer Dick zijn uren wilde klaarzetten voor de facturatie. Kostbare tijd die hij liever anders had besteed. Bovendien zat er altijd een risico op fouten in het proces, een notitie die niet klopte, een rij die verkeerd werd ingevoerd. Het was duidelijk dat deze aanpak niet meer paste bij de manier waarop Retailmade werkte. Het werd tijd om iets beters te zoeken.

Via Visma kwam Dick in contact met Time On. De overstap verliep niet van de ene op de andere dag, er stonden regelmatig demo's ingepland omdat er af en toe vragen of hobbels waren in het proces. Maar die begeleiding was er, en uiteindelijk maakte Dick de overstap volledig.

Rust in de administratie

Juist voor iemand zoals Dick, die dagelijks schakelt tussen verschillende klanten en rollen, biedt Time On uitkomst. Via de mobiele app registreert hij zijn uren direct op het moment zelf: tussendoor, onderweg, of aan het einde van een afspraak. Daardoor zijn de uren door de dag heen altijd up-to-date, zonder dat er aan het eind van de week nog iets hoeft te worden teruggedacht of teruggevonden. Het doorvertalen van die uren naar de facturatie gaat vervolgens vlot, omdat alles al netjes staat geregistreerd. Zoals Dick het zelf omschrijft: "Het is een mooie, versnelde manier van boekhouden."

Wat Time On oplevert gaat verder dan alleen een sneller proces. Het brengt ook rust. Doordat alles real-time zichtbaar is, hoeft Dick niet meer te wachten, te zoeken of te reconstrueren. Vroeger nam hetzelfde proces een stuk meer tijd in beslag en zat er altijd onzekerheid in. Kloppen de uren nog? Staat alles er goed in? Nu ligt alles vast, digitaal en op één plek. Je voert iets eenmalig in, en daarmee is het klaar. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook fouten. En juist die combinatie, snelheid én betrouwbaarheid, maakt het grootste verschil in de dagelijkse praktijk.

Een tool die hij graag aanbeveelt

Dick steekt zijn enthousiasme over Time On niet onder stoelen of banken. Hij beveelt het regelmatig aan bij andere bedrijven. Het verhaal dat hij daarbij vertelt is steeds hetzelfde: het is makkelijk, het is handig, en alles wordt direct doorvertaald naar de facturatie en de boekhouding. Geen extra stappen, geen dubbel werk. De informatie stroomt gewoon door. En dat is precies wat andere ondernemers willen horen: een oplossing die werkt, zonder gedoe.

Meer weten over urenregistratie voor consultancy?

We laten je graag de mogelijkheden zien.

Demo aanvragen

Vul onderstaand formulier in en we nemen snel contact met je op!