De meest effectieve manier om dit probleem op te lossen is simpel: zorg dat alle zzp'ers die voor jou werken, hun uren registreren in hetzelfde systeem. Niet elke freelancer zelf laten bepalen, maar één centrale plek waar jij als opdrachtgever direct toegang toe hebt.
Dat klinkt misschien als een grote stap, maar in praktijk valt het wel mee. Zeker als het systeem laagdrempelig is en ook voor de zzp'er zelf fijn werkt.
Hoe pak je dit praktisch aan met Time On?
Time On is een urenregistratietool waarmee je als opdrachtgever alle zzp'er die je inhuurt uitnodigt om hun uren bij te houden in jouw omgeving. Zo werkt het in de praktijk:
- Je maakt een account aan in Time On en richt projecten en klanten in zoals jij dat wilt.
- Je nodigt je zzp'er uit als gebruiker. Zij krijgen hiermee toegang tot Time On, via de browser of de mobiele app, en schrijven hun uren direct in jouw omgeving.
- Jij ziet alle ingediende uren en overzichtelijk terug, keurt ze goed en zet ze klaar voor facturatie. Desgewenst koppel je Time On direct aan je boekhoutpakket (zoals Exact Online of WeFact).
Maak je gebruik van Time On, dan kun je het gebruik ervan gewoon vastleggen in je opdrachtbevestiging als 'Uren worden bijgehouden in Time On. Zo is het voor iedereen duidelijk en hoef je er later niet meer op terug te komen.
In praktijk zien we dat dit voor zzp'ers prima is, zolang het systeem makkelijk in gebruik is. En dat is Time On, het werkt eenvoudig en zo blijft de drempel om uren te registreren laag.
Wat Time On verder nog biedt voor bedrijven die zzp'ers inhuren
Time On biedt meer dan alleen een plek om uren bij te houden. Per project heb je direct inzicht in hoeveel uren er al besteed zijn en wat het budget nog toelaat. Zo zie je tijdig aankomen wanneer een project dreigt uit te lopen en kun je bijsturen voordat het te laat is.
Ingediende uren keur je eenvoudig goed vanuit één overzicht, of je stuurt ze terug voor correctie als er iets niet klopt. Geen losse e-mails, geen zoeken in je inbox. Alles staat op één plek. Per zzp'er of per project stel je bovendien een uurtarief in, zodat de cijfers altijd kloppen tegen de tijd dat je factureert.
En als de uren goedgekeurd zijn, hoef je ze niet nogmaals over te typen in je boekhouding. Time On koppelt direct met veelgebruikte boekhoudpakketten zoals Exact Online, Moneybird en WeFact, waardoor je administratie vanzelf op orde blijft en je dubbel werk voorkomt.
