Vrijdagmiddag, half vijf. De weekbriefjes komen binnen, verkreukeld, half ingevuld, met "±8 uur, klus Jansen" erop gekrabbeld. Voor veel bouwbedrijven is dit nog steeds de realiteit van urenregistratie voor werknemers. In dit artikel: waarom papieren urenbriefjes je geld kosten, de vijf grootste valkuilen, en waar een digitale urenregistratie app voor personeel in de bouw aan moet voldoen.
Wie op vrijdag zijn week moet reconstrueren, schat. En schattingen vallen vrijwel altijd in het nadeel van het bedrijf uit: kwartiertjes hier, een half uur daar. Bij een ploeg van vijf man die ieder een half uur per week "kwijtraakt", loopt dat op tot ruim 100 niet-gefactureerde uren per jaar. Digitale urenregistratie lost dit op doordat werknemers hun uren direct op de bouwplaats invoeren — op het moment dat ze nog precies weten wat ze gedaan hebben.
Een urenbriefje zegt hoevéél er gewerkt is, maar zelden waaráán precies. Zonder registratie per project en werksoort weet je niet of de verbouwing bij klant A winstgevend was, of dat het meerwerk bij klant B ooit gefactureerd is. Een urenregistratie app voor personeel laat werknemers direct boeken op het juiste project — en jij ziet realtime hoe elk project ervoor staat ten opzichte van de begroting.
Van briefje naar Excel, van Excel naar factuur: elke overtypslag is een kans op fouten én dubbele arbeid. Bedrijven die overstappen op digitale urenregistratie besparen de administratie vaak meerdere uren per week, simpelweg omdat de gewerkte uren automatisch doorstromen naar de facturatie — bijvoorbeeld via een koppeling met Exact Online of SnelStart.
Urenregistratie voor werknemers is meer dan alleen gewerkte uren. Ook verlof, ziekte en meerwerk horen in dezelfde administratie — anders klopt je capaciteitsplanning niet en ontstaan discussies over verlofsaldi. Kies een systeem waarin werknemers ook ziekte en verlof registreren, zodat je één sluitend overzicht hebt per medewerker.
Op papier zie je pas aan het eind van de week (of maand) waar de uren naartoe gaan. Dan is bijsturen te laat. Met een online urenregistratie ziet de projectleider dagelijks hoeveel uren er op een klus geboekt zijn — en kan hij ingrijpen vóórdat het budget overschreden is, in plaats van het achteraf in de nacalculatie te ontdekken.
De bouwplaats stelt andere eisen dan een kantoor. Let hierop:
Time On is urenregistratie software waarmee je personeel eenvoudig uren, kilometers en onkosten registreert per project — via de app op de bouwplaats of online op kantoor. Bekijk hoe bouwbedrijven zoals Zuidweg Steigerbouw Time On gebruiken, of ga direct naar de pagina urenregistratie voor de bouw. Probeer 30 dagen gratis met je hele team.
Via de mobiele app op hun eigen telefoon. Werknemers kiezen het project en de werksoort en voeren hun uren in, dat kost minder dan een minuut per dag.
Nee, standaard zien werknemers alleen hun eigen registraties. De uitvoerder of projectleider ziet de uren van zijn ploeg, en kantoor heeft het volledige overzicht. De rechten stel je per rol in.
Ja, verlof en ziekte registreer je in hetzelfde systeem als de gewerkte uren. Zo houd je één sluitend overzicht per medewerker en kloppen je verlofsaldi altijd.
Door een goedkeuringsstap in te bouwen: de uitvoerder of projectleider keurt de uren wekelijks goed vóórdat ze naar de facturatie gaan. Fouten worden zo vroeg ontdekt en discussies blijven klein.
Ja, door meerwerk als aparte werksoort of apart project in te richten. Zo zie je direct welke uren buiten de oorspronkelijke opdracht vallen en wat je nog aan de klant kunt factureren.
De app is licht en werkt op elke moderne telefoon. Ingevoerde uren worden gesynchroniseerd zodra er verbinding is.
Time On kost €9 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement (€10 bij een maandabonnement), zonder opstartkosten. Je kunt eerst 30 dagen gratis proberen met je hele team.