Urenregistratie software voor consultants: sturen op declarabiliteit in plaats van onderbuikgevoel

Declarabiliteit is het percentage van de gewerkte uren dat je daadwerkelijk aan klanten factureert. Een consultant die 40 uur werkt maar 24 uur declareert, zit op 60%. De rest gaat op aan interne overleggen, acquisitie, administratie en "even snel iets uitzoeken".

Het venijnige: zonder sluitende urenregistratie ís er geen declarabiliteitspercentage. Dan weet je pas bij de jaarcijfers dat de marge tegenviel, maanden nadat je had kunnen bijsturen. Met online urenregistratie zie je het per week, per consultant en per project.

Drie vragen die je urenregistratie software moet kunnen beantwoorden

Bij het kiezen van urenregistratie software voor consultancy draait het niet om features, maar om de vragen die je beantwoord wilt hebben:

1. "Hoe staat dit project ervoor ten opzichte van het budget?" Fixed-price trajecten zijn de stille margevreters van adviesbureaus. Je software moet per project een urenbudget kunnen bewaken en waarschuwen vóórdat het budget overschreden wordt — niet erna. Zo voer je het gesprek over meerwerk op tijd, met de klant in plaats van met je accountant.

2. "Wie is declarabel bezig, en wie verzuipt in intern werk?" Registreer intern werk (overleg, acquisitie, kennisontwikkeling) net zo serieus als klantwerk, in aparte categorieën. Niet om af te rekenen, maar om te zien wáár de niet-declarabele tijd zit. Vaak blijkt één terugkerend intern overleg meer te kosten dan gedacht.

3. "Wat kunnen we deze maand factureren?" Aan het einde van de maand alle uren bij consultants opvragen is een klassieke bottleneck. Goede urenregistratie software toont doorlopend de nog-te-factureren uren per klant — en zet die met een koppeling naar je boekhoudpakket direct om in een factuur.

Online urenregistratie: waarom wekelijks invullen niet werkt

Onderzoek naar timesheets wijst steeds op hetzelfde: hoe langer consultants wachten met registreren, hoe onnauwkeuriger de uren. Wie zijn week op vrijdag reconstrueert, vergeet de telefoontjes tussendoor, het uitgelopen overleg en de avond die aan een presentatie is besteed — en dat zijn precies de uren die je marge bepalen.

De oplossing is geen strengere policy, maar een lagere drempel: online urenregistratie die overal werkt (laptop, telefoon, tablet), waarin boeken op klant en project in seconden gebeurt. Dagelijks twee minuten registreren verslaat wekelijks een half uur reconstrueren — in tijd én in datakwaliteit.

Van uren naar stuurinformatie: rapportages die ertoe doen

Urenregistratie is pas waardevol als er stuurinformatie uitkomt. Zet deze drie rapportages standaard in je maandritme:

• Declarabiliteit per consultant per maand — trend belangrijker dan momentopname.
• Budgetstatus per lopend project — bespreek elk project boven de 80% van het budget.
• Nog te factureren uren per klant — ouder dan 30 dagen? Direct factureren.

Met rapportages in Time On draai je deze overzichten zonder Excel-handwerk, en met de Power BI-koppeling integreer je ze in je bestaande dashboards.

Hoe Consulink zijn consultancy-uren inzichtelijk maakte

Softwareleverancier Consulink gebruikt Time On voor het bijhouden van de consultancy-uren die medewerkers aan klantprojecten besteden. Managers zien per klant en project precies hoeveel tijd er besteed is, wat de budgetstatus is en wat nog gefactureerd moet worden. Lees de case van Consulink.

Urenregistratie software die consultants ook echt gebruiken

Time On is online urenregistratie software waarmee consultants in seconden uren boeken op klant en project — en waarmee jij realtime stuurt op declarabiliteit, budgetten en facturatie. Bekijk de pagina urenregistratie voor consultancy of probeer Time On 30 dagen gratis met je hele team.