Urenregistratie is het systematisch bijhouden van gewerkte uren per medewerker, per klant of per project. Het doel is inzicht krijgen in bestede tijd, een correcte basis leggen voor facturatie en voldoen aan wettelijke verplichtingen rondom arbeidstijden.
In Excel doe je dit handmatig: je vult uren in cellen in, maakt formules en stelt rapportages zelf samen. Een urenregistratie app doet dit geautomatiseerd: uren worden direct geregistreerd, automatisch gekoppeld aan klanten en projecten en zonder handmatig werk doorgestuurd naar je boekhouding.
Wat doet Excel goed?
Laten we eerlijk zijn: Excel is een krachtig programma. Voor analyses, berekeningen en het maken van overzichten is het moeilijk te verslaan. Het is niet voor niets dat zoveel bedrijven er al jaren mee werken.
Voor urenregistratie heeft Excel een aantal voordelen:
- Het is gratis beschikbaar voor wie al een Microsoft licentie heeft
- Iedereen kent het en er is geen inwerkperiode nodig
- Je kunt het volledig naar eigen inzicht inrichten
- Exporteren naar andere programma's is eenvoudig
Maar juist die vrijheid en flexibiliteit hebben ook een keerzijde.
Waarom werkt Excel niet goed voor urenregistratie?
Excel is gebouwd als rekenprogramma, niet als urenregistratiesysteem. Dat verschil merk je in de praktijk. De meest voorkomende problemen die we tegenkomen bij bedrijven die Excel gebruiken voor tijdregistratie:
Uren worden vergeten of achteraf ingeschat Wie schrijft zijn uren bij aan het einde van de werkdag of werkweek in plaats van direct na een taak of klantbezoek, loopt een groot risico. Uit eigen klantdata van Time On (2025) blijkt dat professionals gemiddeld 15% van hun gewerkte uren niet registreren. Bij een uurtarief van €75 en een werkweek van 40 uur loopt dat op tot meer dan €450 per maand aan niet-gefactureerde omzet.
Versies lopen door elkaar Zodra meerdere mensen werken in hetzelfde Excel-bestand of wanneer bestanden worden rondgestuurd via e-mail, ontstaat er verwarring. Welke versie is de juiste? Wie heeft wat aangepast? Dit soort vragen kosten onnodig veel tijd en leiden regelmatig tot fouten in de facturatie.
Rapportages maken is handmatig werk Wil je weten hoeveel uur er vorige maand op een specifiek project is geschreven? Dan moet je zelf tabbladen samenvoegen, formules controleren en een overzicht opbouwen. In een drukke werkweek is dat een klus die er snel bij inschiet.
Mobiel werken werkt niet prettig Excel op een telefoon invullen is omslachtig. Voor medewerkers die onderweg zijn of op locatie werken is dit een directe drempel om uren direct te registreren — en dus een directe aanleiding om uren te vergeten.
Koppelingen met andere systemen zijn bewerkelijk Wil je uren doorsturen naar je boekhoudpakket of facturatieprogramma? In Excel betekent dat handmatig kopiëren, plakken en controleren. Een foutje is snel gemaakt en heeft direct gevolgen voor je facturatie.
Wat doet een urenregistratie app anders dan Excel?
Een urenregistratie app zoals Time On is van de grond af opgebouwd voor één doel: uren snel, correct en overzichtelijk bijhouden. Dat klinkt eenvoudig, maar het verschil met Excel zit in de details die je elke dag merkt.
Registreren wanneer het gebeurt Met een app registreer je uren direct na een taak of klantbezoek, gewoon vanaf je telefoon. Geen geschat achteraf, geen vergeten uren. De starttijd en stoptijd worden nauwkeurig vastgelegd op de seconde.
Eén centrale omgeving voor iedereen Alle medewerkers werken in hetzelfde systeem, altijd met de meest actuele data. Er zijn geen losse bestanden, geen versieproblemen en geen vragen over welk overzicht klopt.
Automatische rapportages in één klik Wil je weten hoeveel uur er op project X is geschreven door medewerker Y in maart? Time On genereert dat overzicht direct, zonder dat je zelf iets hoeft samen te voegen. Exporteren naar Excel of PDF kan uiteraard ook, voor wie dat wil.
Goedkeuringsworkflow zonder gedoe Medewerkers dienen hun uren in, managers keuren goed of sturen terug met een opmerking. Alles binnen de app, zonder ronddraaiende e-mails of onoverzichtelijke bestanden.
Direct gekoppeld met je boekhouding Time On koppelt direct met Exact Online, WeFact, Moneybird, SnelStart, Visma eAccounting, Jortt, onFact en Yuki. Uren worden automatisch doorgestuurd naar je facturatieprogramma — geen handmatig kopieer- en plakwerk meer.
Excel vs Time On: de eerlijke vergelijking
