Tips & kennis

Urenregistratie voor uitzendbureaus: wat moet je vastleggen?

Door Thaiz Doezé
Door Thaiz Doezé
Juni 2026

Als uitzendbureau ben je verantwoordelijk voor de uren van medewerkers die je uitzendt naar opdrachtgevers. Dat maakt jouw urenregistratie complexer dan bij een gewoon bedrijf. Je hebt namelijk te maken met meerdere opdrachtgevers, wisselende medewerkers en verschillende tarieven per contract. In dit artikel leggen we uit wat je als uitzendbureau precies moet vastleggen en hoe je het slim aanpakt. 

Wat moet je per medewerker vastleggen?

De basis van een goede urenregistratie is per medewerker weten: wie heeft, waar, wanneer en hoeveel gewerkt. Maar voor uitzendbureaus gaat het verder dan dat. Per medewerker wil je minimaal bijhouden:

  •  Gewerkte uren per dag, inclusief de start- en eindtijd 

  • Bij welke opdrachtgever en op welke locatie 

  • Op welk project of welke afdeling binnen die opdrachtgever 

  • Eventuele overuren, nachtdiensten of weekendwerk 

  • Ziekteverzuim en verlof, ook als de medewerker op dat moment uitgezonden is 

Dit lijkt veel, maar het is precies de informatie die je nodig hebt om correct te factureren én correct salaris uit te betalen. Mis je één van deze gegevens, dan kun je gaan beginnen met het puzzelen om het totaal beeld te krijgen van alle informatie. 

 

Verschillende tarieven per contract

Een van de grootste uitdagingen voor uitzendbureaus is het werken met meerdere tarieven tegelijkertijd. Je rekent opdractgever A een ander uurtarief dan opdrachtgever B. Medewerker X heeft een ander uurloon dan medewerker Y. En bovenop het basistarief komen vaak toeslagen: overuren worden bijvoorbeeld tegen een andere percentage uitbetaald in tegen stelling tot nachtdiensten en weekendwerken. 

Als je dit handmatig gaat bijhouden in eventueel Excel, is de kans op fouten groot, zeker als je tien of meer medewerkers tegelijk uitstaan bij verschillende opdrachtgevers. Een urenregistratietool die tarieven per medewerker en per opdrachtgever kan instellen, neemt dit rekenwerk volledig van je over.

 

Digitale accordering: geen urenbriefjes meer

In de uitzendsector is het standaard dat een opdrachtgever de gewerkte uren goedkeurt voordat jij kunt factureren. Traditioneel gaat dat via een papieren urenbriefje dat de medewerker laat ondertekenen en vervolgens opstuurt of inlevert. In de praktijk gaat daar veel mis: briefjes raken kwijt, handtekeningen worden vergeten, en je wacht soms weken voordat je alle uren hebt om je facturen op te maken.

Met digitale accordering verloopt dit proces veel soepeler. De medewerker vult zijn uren in via een app, de opdrachtgever krijgt automatisch een melding en keurt de uren goed met één klik. Jij ziet in real-time welke uren al zijn goedgekeurd en welke nog openstaan. Zodra alles akkoord is, kun je direct factureren, zonder te wachten, zonder te zoeken en zonder misvattingen achteraf.

Medewerkers op meerdere locaties in één week 

Flexkrachten werken regelmatig bij meer dan één opdrachtgever in dezelfde week. Maandag en dinsdag bij opdrachtgever A, woensdag tot en met vrijdag bij opdrachtgever B. Als die uren niet per opdrachtgever worden vastgelegd, maar op één grote hoop belanden, heb je een probleem: je kunt niet meer herleiden wat je waar moet factureren, en je weet niet of de totale werktijd binnen de wettelijk grenzen valt. 

Goede urenregistratie zorgt ervoor dat uren altijd gekoppeld zijn aan de juiste opdrachtgever, ook als een medewerker in één week meerdere opdrachtgevers heeft. Zo blijft je facturatie overzichtelijk, ook als je bedrijf groeit en je tientallen medewerkers tegelijk uitstuurt.  

 

Koppeling met salaris- en boekhoudsoftware

Uren zijn bij een uitzendbureau niet alleen de basis voor facturatie, ze zijn ook direct input voor de loonstrook. Hoe sneller en nauwkeuriger de uren worden vastgelegd, hoe soepeler de salarisverwerking verloopt. Maar als je urenregistratie, je salarissoftware en je boekhoudpakket drie losse systemen zijn die niet met elkaar paten, ben je veel tijd kwijt met het overtypen en controleren van gegevens.  

Door je urenregistratie te koppelen aan je boekhoudsoftware, zoals Exact Online, Visma eAccounting, WeFact of Moneybird voer je gegevens maar één keer in. Factureren worden automatisch aangemaakt op basis van de goedgekeurde uren, en de boeking verloopt direct. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook de fouten die ontstaan bij handmatige overdracht. 

 

Rapportage en inzicht

Naast de dagelijkse registratie is het ook waardevol om op een hoger niveau inzicht te hebben in hoe je bedrijf presteert. Welke opdrachtgevers nemen de meeste uren af? Welke medewerkers worden het meeste inzicht? Zijn er pieken en dalen in de vraag? Met goede rapportages kun je daar op atniciperen: capaciteit beter plannen, tarieven aanpassen of bijsturen waar nodig

Een urenregistratietool die automatisch rapportages genereert, geeft je dat inzicht zonder dat je zelf in Excel aan het rekenen bent. 

Hoe helpt Time On hierbij?

Time On is gebouwd voor bedrijven die werken met meerdere klanten, projecten en medewerkers tegelijk, en past daarme goed bij de werkwijze van een uitzendbureau. Je legt uren vast per medewerker, per opdrachtgever en per project. De ingebouwde goedkeuringsflow zorgt dat opdrachtgevers uren digitaal accorderen, waarna je direct kunt factureren. Via koppelingen met je boekhoudsoftware stroomt alles automatisch door, geen dubbele invoer, geen zoekgeraakte urenbriefjes en geen misvattingen achteraf.

Gerelateerde artikelen

Nieuws

Wat zijn de nieuwe functionaliteiten in Time On per Kwartaal 1 2026? 

De eerste maanden van het jaar zitten erop. In Q1 2026 brachten we een reeks updates waarbij we flink hebben geïnvesteerd in de functionaliteit om het dagelijkse werk eenvoudiger te maken:

  1. Agenda integratie met Microsoft Outlook en Gmail
  2. Automatisch verlofsaldo
  3. Werkitems direct koppelen aan klant of project
  4. Bulk acties uitvoeren
  5. Rapporten opslaan en hergebruiken
  6. Verlofsaldo per medewerker automatisch berekend
Lees meer
Tips & kennis

Wat is het verschil tussen facturabele en niet-facturabele uren? 

1. Een realistisch tarief of budget 

Of je nu een uurtarief hanteert of projectprijzen: de facturabele uren moeten alle kosten dekken, inclusief de niet-facturabele tijd. Wie dat niet meeneemt, werkt structureel te goedkoop. 

2. Inzicht in winstgevendheid 

Voor bedrijven en bureaus geldt: hoe hoger de billable rate, hoe winstgevender de organisatie (mits de tarieven kloppen). Door niet-facturabele uren zichtbaar te maken, zie je direct waar tijd ‘weglekt’ en kun je bijsturen. 

3. Fiscale voordelen voor ondernemers 

Voor zzp’ers tellen niet-facturabele uren mee voor het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar. Wie dit niet registreert, loopt mogelijk belastingvoordelen mis. 

4. Betere capaciteitsplanning 

Door inzicht in hoe tijd wordt verdeeld over directe en indirecte taken, kun je realistischer plannen, taken beter verdelen en knelpunten vroeg signaleren. 

Lees meer
Tips & kennis

Wat is de waarde van goede kilometerregistratie? 

  • Je mist nooit meer een declarabele rit, ook niet de kleine ritjes tussendoor; 

  • Je hebt altijd een overzicht bij de hand; 

  • Je kunt direct zien hoeveel kilometers je aflegt per klant of project; 

  • Met een actueel en realistisch tarief in Time On declareer je wat je écht kwijt bent. 

Lees meer