Het grootste bezwaar van creatieven tegen urenregistratie is dat het voelt als controleren. Alsof je als ondernemer wilt weten of iemand zijn uren wel goed besteedt. Maar dat is niet waar het om gaat, of in ieder geval niet waar het om zou moeten gaan.
Wat je eigenlijk als bureaudirecteur wilt weten is simpel: hoeveel uur is deze maand besteed aan klant X, verdeeld over welke werkzaamheden? Niet tot op de minuut nauwkeurig, maar wel betrouwbaar genoeg om te factureren en om budgetten te bewaken?
Dat betekent dat de drempel om uren bij te houden zo laag mogelijk moet zijn. Niet het exacte tijdstip telt, maar het totaal aantal uur dat op een dag aan een klant is besteed. Als je team dat dagelijks in twee minuten kan invullen, dan doen ze dat ook.
Het probleem van interne uren die ongemerkt oplopen
Een van de verrassendste inzichten die bureaus opdoen zodra ze serieus uren gaan bijhouden, is hoeveel tijd er opgaat aan intern werk. Vergaderingen over je eigen strategie, social media voor je eigen kanalen, offertes schrijven, acquisitie. Allemaal noodzakelijk, maar niet declarabel voor de facturatie.
Zolang je dat niet registreert, heb je geen idee hoeveel capaciteit je daar maandelijks in steekt. En als interne uren stilletjes oplopen, eet dat direct in op je declarabele capaciteit, zonder dat je het doorhebt.
Door ook intern werk te registreren op een apart project, kun je halverwege de maand al bijsturen als de balans scheefloopt. Zonder dat inzicht loop je steeds in dezelfde valkuil.
Budgetten per klant: een natuurlijke prikkel voor je team
Veel reclamebureaus werken met klanten die een vast aantal uur per kwartaal of per maand inkopen. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk is het makkelijk om halverwege het kwartaal al te ver doorgeschoten te zijn, zeker als niemand in real-time ziet hoeveel er nog over is.
Als medewerkers zelf kunnen zien hoeveel uren er nog beschikbaar zijn binnen een project, ontstaat er een natuurlijke prikkel om bewust met tijd om te gaan. Niet omdat ze worden gecontroleerd, maar omdat de informatie zichtbaar is. Het gesprek over meerwerk of bijsturen kan dan ook veel eerder worden gevoerd, met de klant én intern.
