Is urenregistratie voor consultants meer dan alleen uren bijhouden?

April 2026

Door Thaiz Doezé

Als consultant is je tijd je product. Elke opdracht, elk gesprek, elke reisdag, het dient als een waarde voor je. Maar die waarde kun je alleen verzilveren als je weet waar je tijd naartoe gaat. En dat is precies waar het bij veel consultancybureaus op enig moment mis begint te gaan.

Het moment waarop Excel zijn limiet bereikt

Voor een solo-consultant werkt een eenvoudige aanpak prima. Veertig uur gewerkt? Factuur van veertig uur. Simpel. Maar zodra een bureau groeit en er medewerkers bijkomen, verandert dat snel. Iedereen gaat het op zijn eigen manier uren registreren. Weeknummers worden vergeten, overzichten lopen uiteen en de eigenaar is steeds meer tijd kwijt met controleren en corrigeren in plaats van met klantwerk.

Het punt waarop je huidige systeem ophoudt te werken is niet het moment dat je er slecht over nadenkt, het is het moment waarop je bedrijf professioneler wordt dan de manier waarop je je administratie bijhoudt.

Urenregistratie als verantwoording richting klanten

Voor consultants is urenregistratie niet alleen intern relevant. Het is ook de basis van de verantwoording richting opdrachtgevers. Klanten willen weten waar hun geld naartoe gaat, niet in grote lijnen, maar concreet. Hoeveel uur is er aan welke activiteit besteed? Wat viel binnen de opdracht, en wat was meerwerk?

Zeker in vakgebieden waar je voortdurend verantwoording aflegt over je werk, denk aan compliance, audits of organisatieadvies, maakt een gedetailleerd urenoverzicht klantgesprekken concreter en beter onderbouwd. Het is niet alleen administratie, het is ook een professioneel visitekaartje naar je klant toe.

Facturabele en niet-facturabele uren: het onderscheid dat telt

Consultants besteden niet al hun tijd aan declarabele opdrachten. Er zijn acquisitiegesprekken, interne vergaderingen, kennis opdoen, netwerkevenementen. Allemaal noodzakelijik, maar niet door te belasten naar de klant.

Als je dat onderscheid niet bijhoudt, heb je geen idee hoe je tijd werkelijk verdeeld is, en dus ook geen grip op je eigen winstgevendheid. Door bewust zowel facturabele als niet-facturabele uren bij te houden, inclusief reistijd en -kosten per klant, zie je waar tijd naartoe gaat ook buiten de directe klanturen. En dat inzicht maakt bijsturen mogelijk voordat het te laat is

Consultants werken bij de klant, niet op kantoor

Een praktisch aspect dat bij consultancybureaus vaak over het hoofd wordt gezien: consultants zijn regelmatig onderweg of werken op locatie bij de opdrachtgever. Ze hebben niet altijd een vaste werkplek waar ze aan het einde van de dag even achter een computer kruipen om uren in te vullen.

Een goede urenregistratietool werkt daarom ook op de telefoon, zonder dat je per se via een browser hoeft in te loggen. Uren worden dagelijks geregistreerd, per project, direct vanuit de praktijk. Dat voorkomt dat er aan het einde van de week gereconstrueerd moet worden wat er allemaal is gebeurd.

Groei vraagt om een systeem dat meegroeit

Voor één of twee man is een eenvoudig systeem prima. Maar een consultancybureau dat groeit, loopt vroeg of laat tegen de grenzen aan van een informele aanpak. Meer medewerkers betekent meer variatie in hoe mensen werken, en dus ook meer kans op fouten als er geen gestructureerd systeem is.

Als je blijft werken met een oplossing die eigenlijk te klein is voor je organisatie, ben je op den duur meer tijd kwijt aan administratie dan nodig. Een systeem dat meegroeit geeft je de schaalbaarheid om die groei ook echt waar te maken, zonder dat het je medewerkers extra tijd of moeite kost.

Privacy en dataopslag: geen bijzaak

Voor consultancybureaus die werken met gevoelige informatie is de vraag waar data wordt opgeslagen geen bijzaak. Zeker voor bureaus die klanten adviseren over informatiebeveiliging of compliance kan het een harde eis zijn dat het eigen systeem ook aan die standaard voldoet. Dataopslag in Nederland en AVG-proof werken zijn dan randvoorwaarden.

Hoe helpt Time On hierbij?

Time On is gebouwd voor bureaus die werken met meerdere klanten, projecten en medewerkers tegelijk. Je registreert uren per klant en per project, maakt onderscheid tussen facturabele en niet-facturabele uren, en houdt reiskosten en onkosten bij. Via koppelingen met boekhoudpakketten als Exact Online en WeFact stromen de gegevens automatisch door naar je facturatie, geen handmatig overtypen meer, geen avonden kwijt aan administratie.

Gerelateerde artikelen

Nieuws

Wat zijn de nieuwe functionaliteiten in Time On per Kwartaal 1 2026?

De eerste maanden van het jaar zitten erop. In Q1 2026 brachten we een reeks updates waarbij we flink hebben geïnvesteerd in de functionaliteit om het dagelijkse werk eenvoudiger te maken:

Agenda integratie met Microsoft Outlook en Gmail
Automatisch verlofsaldo
Werkitems direct koppelen aan klant of project
Bulk acties uitvoeren
Rapporten opslaan en hergebruiken
Verlofsaldo per medewerker automatisch berekend

Lees meer

Tips & kennis

Wat is het verschil tussen facturabele en niet-facturabele uren?

1. Een realistisch tarief of budget

Of je nu een uurtarief hanteert of projectprijzen: de facturabele uren moeten alle kosten dekken, inclusief de niet-facturabele tijd. Wie dat niet meeneemt, werkt structureel te goedkoop.

2. Inzicht in winstgevendheid

Voor bedrijven en bureaus geldt: hoe hoger de billable rate, hoe winstgevender de organisatie (mits de tarieven kloppen). Door niet-facturabele uren zichtbaar te maken, zie je direct waar tijd ‘weglekt’ en kun je bijsturen.

3. Fiscale voordelen voor ondernemers

Voor zzp’ers tellen niet-facturabele uren mee voor het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar. Wie dit niet registreert, loopt mogelijk belastingvoordelen mis.

4. Betere capaciteitsplanning

Door inzicht in hoe tijd wordt verdeeld over directe en indirecte taken, kun je realistischer plannen, taken beter verdelen en knelpunten vroeg signaleren.

Lees meer

Tips & kennis

Wat is de waarde van goede kilometerregistratie?

Je mist nooit meer een declarabele rit, ook niet de kleine ritjes tussendoor;

Je hebt altijd een overzicht bij de hand;

Je kunt direct zien hoeveel kilometers je aflegt per klant of project;

Met een actueel en realistisch tarief in Time On declareer je wat je écht kwijt bent.

Lees meer