Een architect is zelden de hele dag op kantoor. Je hebt overleg op locatie, bezoekt een bouwplaats, spreekt een opdrachtgever bij hem thuis of woont een vergadering bij met een constructeur of installateur. Die uren maak je ook, maar ze worden lang niet altijd bijgehouden, simpelweg omdat het niet handig is om dat achteraf nog te reconstrueren.
Met de mobiele app van Time On boek je je uren direct op je telefoon, op het moment dat je ze maakt. Of je nu net van de bouwplaats afkomt of tussen twee klantgesprekken in zit, in een paar tikken staat het op het juiste project. Zo hoef je 's avonds niets meer te reconstrueren en mis je geen uur.
Je agenda als vertrekpunt
Veel van wat een architect op een dag doet, staat al in de agenda. Bouwvergaderingen, klant overleggen, locatie bezoeken, die zijn gepland en dus al ergens vastgelegd. Time On koppelt met zowel Google Calendar als Microsoft Outlook, waardoor je geplande afspraken direct als basis dienen voor je urenregistratie. Je ziet ze in Time On staan en boekt ze met een paar klikken op het juiste project, zonder dubbel werk. Overleguren worden zo niet meer vergeten, ook niet als het een kort afstemmomentje was tussendoor.
Grip op je projecten en budgetten
Architectenprojecten lopen lang. Van de eerste ontwerpschets tot de bouwbegeleiding en de uiteindelijke oplevering gaat er vaak maanden, soms jaren overheen. In elke fase gaat er tijd in zitten: tekenwerk, overleg, vergunningsaanvragen, coördinatie met aannemers en adviseurs, en die tijd telt op. Als je dat alleen op projectniveau bijhoudt, weet je achteraf niet meer waar al die uren precies naar toe zijn gegaan.
In Time On stel je per project een budget in op basis van uren of een bedrag, en kun je daarnaast per activiteit bijhouden waar de tijd naartoe gaat. Zo zie je niet alleen hoeveel er al is geschreven op een project als geheel, maar ook hoe de verdeling eruit ziet tussen bijvoorbeeld overleg, uitwerking en bouwbegeleiding. Dat geeft inzicht dat je kunt gebruiken bij volgende projecten, en dat je kunt laten zien aan een opdrachtgever als die vraagt hoe het budget is besteed.
Dreigt een project over budget te gaan, dan zie je dat direct in het overzicht. Dat is het moment om bij te sturen of het gesprek aan te gaan met de opdrachtgever, onderbouwd met concrete cijfers, en niet pas nadat de factuur verstuurd is.
