Tips & kennis

Uren goedkeuren: wat levert het op en wanneer is het de moeite waard? 

Door Thaiz Doezé
Door Thaiz Doezé
2026-04-14

Je gebruikt Time On, je team boekt netjes hun uren en aan het einde van de maand declareer je. Dat werkt. Maar dan komt de vraag: moet ik die uren eigenlijk ook goedkeuren? En wat gebeurt er als ik dat niet doe? 

Het goedkeuren van registraties is in Time On een optionele stap, en dat is bewust zo. Niet elke organisatie heeft er behoefte aan. Maar voor wie er wél mee werkt, biedt het iets waardevols. In dit artikel leggen we uit wat het goedkeuringsproces oplevert, wanneer het zinvol is, en wanneer je het gerust kunt overslaan. 

Hoe werkt het goedkeuren van uren in Time On?

Binnen Time On doorlopen uren een workflow: registreren → goedkeuren → declareren. De middelste stap is optioneel. Als beheerder kun je openstaande registraties bekijken en uren goedkeuren of afkeuren, per stuk of in bulk. Bij afkeuren kun je een reden meegeven, die de medewerker direct terugziet en kan corrigeren. 

Zodra je uren goedkeurt, worden die registraties geblokkeerd voor verdere bewerkingen. Niemand kan er meer aankomen, tenzij jij als beheerder de goedkeuring actief intrekt. Dat geeft een gevoel van zekerheid dat je zonder dit proces simpelweg niet hebt. 

 

Waarom kiezen beheerders ervoor om uren goed te keuren? 

De meest genoemde reden is controle over wat er gedeclareerd wordt. Als je werkt met klanten die facturen ontvangen op basis van je gewerkte uren, wil je zeker weten dat wat er op de factuur staat ook klopt. Het goedkeuringsproces biedt precies dat: een moment waarop jij als beheerder bewust akkoord geeft voordat uren richting de facturatie gaan.

Maar het gaat verder dan alleen facturatie. Uren goedkeuren is ook een manier om als beheerder dicht op je projecten te zitten zonder dat je dat voelt als extra werk. Door bijvoorbeeld wekelijks een ronde te doen door de openstaande registraties, krijg je een scherp beeld van waar tijd naartoe gaat. Wijken bepaalde projecten structureel af van de verwachting? Loop je ergens ongemerkt over budget? Die signalen zie je eerder als je de uren actief doorloopt in plaats van achteraf in een rapport. 

Hetzelfde geldt voor verlofaanvragen. Door verlof goed of af te keuren houd je overzicht over wie wanneer beschikbaar is, kun je anticiperen op drukke periodes en voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan. 

 

Het effect op medewerkers 

Een aspect dat misschien wordt onderschat is wat het goedkeuren van uren betekent voor medewerkers. Wanneer een registratie wordt afgekeurd, krijgt de medewerker daar een melding van, inclusief de reden waarom het is afgekeurd. De medewerker kan de registratie vervolgens aanpassen en opnieuw aanbieden. 

Dat klinkt misschien formeel, maar in de praktijk werkt het verhelderend. In plaats van een losse opmerking in een vergadering of een berichtje via een ander kanaal, is de feedback direct gekoppeld aan de registratie zelf. Geen ruis, geen misverstanden over welke boeking het gaat. De medewerker weet precies wat er aangepast moet worden. 

Bovendien leer je medewerkers op den duur nauwkeuriger registreren. Als ze merken dat vage omschrijvingen of incorrecte projectkoppelingen terugkomen, passen ze hun gedrag aan. Dat verbetert de kwaliteit van je data op de lange termijn. 

Voordelen van uren goedkeuren op een rij

Het goedkeuren van uren biedt een borging in het systeem: goedgekeurde registraties kunnen niet meer worden aangepast, waardoor je zeker weet dat de data die richting declaratie gaat ongewijzigd blijft. Het creëert ook een vast controle moment waarbij je als beheerder periodiek inzicht krijgt in wat er op projecten en bij medewerkers speelt. Afkeuren met een reden is bovendien directe en transparante feedback, gekoppeld aan de registratie zelf dus efficiënter dan losse communicatie via andere kanalen. Ten slotte is de verantwoordelijkheid deelbaar: in Time On kun je per klant of project rollen toekennen, zodat de juiste persoon de juiste registraties beoordeelt en de werklast wordt verdeeld.

 

Wanneer is het goedkeuren van uren minder zinvol? 

Eerlijk is eerlijk: het goedkeuringsproces is niet voor iedereen even waardevol. Als je een klein team hebt waarbij iedereen weet wat de ander doet, de uren zelden ter discussie staan en je snel wilt kunnen declareren, voegt de extra stap misschien meer frictie toe dan dat het oplevert. 

Ook als je intern werkt, zonder klantfacturatie op uurbasis, is de urgentie om elk urenblad goed te keuren kleiner. Je kunt dan prima werken met steekproeven of periodieke controles in plaats van een structureel goedkeuringsproces. 

Kortom: de waarde van uren goedkeuren hangt sterk af van je werkwijze, de grootte van je organisatie en de mate waarin nauwkeurigheid van uren directe financiële of operationele gevolgen heeft. 

 

Goedgekeurde uren aanpassen: het kan, maar bewust 

Soms blijkt na goedkeuren van uren dat er toch iets niet klopt. Misschien heeft een medewerker de verkeerde projectcode gebruikt, of is er achteraf een correctie nodig. In dat geval kun je de goedkeuring intrekken, de registratie aanpassen en opnieuw goedkeuren. 

Belangrijk om te weten: dit werkt alleen zolang de registratie nog niet is gedeclareerd. Is de declaratie al aangemaakt, dan moet die eerst worden verwijderd voordat je de onderliggende uren kunt aanpassen. Dat is bewust zo ingericht, het voorkomt dat er ongemerkt wijzigingen plaatsvinden in uren die al richting een klant zijn gegaan. 

Is het goedkeuren van uren voor jouw organisatie?

Het goedkeuren van uren en verlof in Time On is een hulpmiddel, geen verplichting. Het past bij organisaties die waarde hechten aan een gecontroleerd proces, waarbij de beheerder bewust akkoord geeft voordat uren worden gedeclareerd of verlof definitief wordt vastgelegd. 

Voor wie dat herkent, biedt het proces rust, overzicht en betere data. Voor wie liever snel werkt, is het prima om deze stap over te slaan en direct vanuit de openstaande registraties te declareren. Time On geeft je die keuze. 

Gerelateerde artikelen

Nieuws

Wat zijn de nieuwe functionaliteiten in Time On per Kwartaal 1 2026? 

De eerste maanden van het jaar zitten erop. In Q1 2026 brachten we een reeks updates waarbij we flink hebben geïnvesteerd in de functionaliteit om het dagelijkse werk eenvoudiger te maken:

  1. Agenda integratie met Microsoft Outlook en Gmail
  2. Automatisch verlofsaldo
  3. Werkitems direct koppelen aan klant of project
  4. Bulk acties uitvoeren
  5. Rapporten opslaan en hergebruiken
  6. Verlofsaldo per medewerker automatisch berekend
Lees meer
Tips & kennis

Wat is het verschil tussen facturabele en niet-facturabele uren? 

1. Een realistisch tarief of budget 

Of je nu een uurtarief hanteert of projectprijzen: de facturabele uren moeten alle kosten dekken, inclusief de niet-facturabele tijd. Wie dat niet meeneemt, werkt structureel te goedkoop. 

2. Inzicht in winstgevendheid 

Voor bedrijven en bureaus geldt: hoe hoger de billable rate, hoe winstgevender de organisatie (mits de tarieven kloppen). Door niet-facturabele uren zichtbaar te maken, zie je direct waar tijd ‘weglekt’ en kun je bijsturen. 

3. Fiscale voordelen voor ondernemers 

Voor zzp’ers tellen niet-facturabele uren mee voor het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar. Wie dit niet registreert, loopt mogelijk belastingvoordelen mis. 

4. Betere capaciteitsplanning 

Door inzicht in hoe tijd wordt verdeeld over directe en indirecte taken, kun je realistischer plannen, taken beter verdelen en knelpunten vroeg signaleren. 

Lees meer
Tips & kennis

Wat is de waarde van goede kilometerregistratie? 

  • Je mist nooit meer een declarabele rit, ook niet de kleine ritjes tussendoor; 

  • Je hebt altijd een overzicht bij de hand; 

  • Je kunt direct zien hoeveel kilometers je aflegt per klant of project; 

  • Met een actueel en realistisch tarief in Time On declareer je wat je écht kwijt bent. 

Lees meer