Wat is de waarde van goede kilometerregistratie?

April 2026

Door Thaiz Doezé

Elke keer dat je tankt, voel je dit meteen in je portemonnee. En dat gevoel is terecht: de benzineprijzen in Nederland zijn de afgelopen weken enorm gestegen en staan inmiddels op het hoogste niveau sinds het najaar van 2023. De gemiddelde adviesprijs voor Euro95 ligt momenteel rond de €2,28 per liter, en er is een kans dat dit de komende tijd alleen nog maar meer zal stijgen. Voor iedereen die dagelijks kilometers aflegt voor hun werk, lopen de kosten al snel op. Maar hoeveel kost jou dat nou precies? En declareer jij wel het juiste tarief?

Zakelijke kilometers registreet je per rit, inclusief vertrek- en bestemmingsadres, zodat je per klant of project automatisch de juiste vergoeding berekend krijgt, en nooit meer een declarabele rit misloopt.

Waarom stijgen de benzineprijzen zo hard?

De stijging van de benzineprijs heeft meerdere oorzaken. De olieprijs is de afgelopen maanden opgelopen van zo'n 60 dollar per vat naar ruim 70 dollar, dit heeft mede te maken door de geopolitieke spanningen in het Midden-Oosten. Een prijsverschil van 10 dollar per vat, wordt doorberekend in een hogere prijs aan de pomp.

Daar bovenop geldt: de belastingkorting op brandstof die de overheid tijdelijk heeft ingevoerd, loopt naar verwachting af. En vanaf 2027 komen er vanuit Europa nieuwe regels die de brandstofprijzen verder omhoogduwen met een stijging van 13 tot 17 cent per liter voor benzine, en zelfs tot 27 cent per liter voor diesel. Wie al rijdt, voelt het nu al. Wie veel rijdt, voelt dit nóg harder.

Als je toch rijdt, declareer dan élke kilometer

Wanneer je toch met je privéauto een zakelijke rit moet maken, heb je het voordeel dat je mag profiteren van een onbelaste kilometervergoeding van €0,23 kilometer per liter. Dit is vastgesteld door de Belastingdienst en geldt zowel voor 2025 als voor 2026. Misschien klinkt €0,23 per kilometer matig, maar als je op jaarbasis 10.000 zakelijke kilometers rijdt, heb je al recht op €2300 aan onbelaste vergoeding. En dat zou je niet willen mislopen!

Toch gebeurt het al snel dat ondernemers en medewerkers kilometer na kilometers laten liggen, omdat ze het simpelweg niet bijhouden. De kilometers leg je uiteindelijk toch af, maar als je het niet bijhoudt, is dat met de huidige brandstofprijzen, duurder dan ooit.

Kilometerregistratie in Time On: een plek voor al je ritten

In Time On kun je je zakelijke gereden kilometers eenvoudig registeren als onderdeel van je urenregistratie. Je voegt aan een project of opdracht de kilometers afstand in, maar Time On kan dit ook voor je uitrekenen wanneer de adressen worden ingevoerd. Wanneer de aantal kilometers bekend zijn, berekent Time On automatisch het bedrag op basis van het ingestelde kilometertarief. Geen losse Excel-sheets en geen vergeten ritten aan het einde van de maand.

Tijd om je kilometertarief te herzien?

Binnen Time On is er een standaard kilometertarief ingesteld van €0,21 per kilometer. Dit tarief wordt gebruikt om je gereden kilometers automatisch om te zetten naar een vergoedingsbedrag, dit is handig voor je declaraties richting klanten of je eigen boekhouding.

Door de sterk gestegen brandstofprijzen kan het een goed moment zijn om te kijken naar je tarief. Het belastingvrije maximum van €0,23 per kilometer dekt niet altijd de werkelijke kosten die je maakt. Een kilometertarief boven de €0,23 wordt belast omdat het verschil wordt gezien als inkomen. Toch kan een hoger tarief goed te verdedigen zijn, zeker wanneer je ritten doorfactureert aan een klant. Bij langere ritten kan het daarom verstandig zijn om een hoger kilometertarief te rekenen. Brandstof is immers flink duurder geworden. Hoewel je over het deel boven de €0,23 belasting betaalt, houd je daar meestal nog een deel netto van over. Daardoor kan een hoger kilometertarief alsnog helpen om de werkelijke kosten van brandstof beter te dekken.

Hoe pas je het aan in Time On? Ga naar "beheer” als je ingelogd bent, kies "tarieven” en vervolgens kan je jouw kilometertarief aanpassen, of een ander kilometertarief extra toevoegen.

Wat levert slimme kilometerregistratie je op?

Je mist nooit meer een declarabele rit, ook niet de kleine ritjes tussendoor;

Je hebt altijd een overzicht bij de hand;

Je kunt direct zien hoeveel kilometers je aflegt per klant of project;

Met een actueel en realistisch tarief in Time On declareer je wat je écht kwijt bent.

/media/t0dmkm20/kilometerregistratie-bij-hoge-benzineprijzen.png

Stijgende kosten vragen om slimmere registratie

De benzineprijs is hoog en de verwachting is dat dit voorlopig niet gaat veranderen. Integendeel: met de aflopende belastingkorting en nieuwe Europese regels vanaf 2027 staat er nog meer druk op de brandstofkosten. Voor iedereen die zakelijk rijdt, is dat een reden om nu actie te ondernemen.

Want de kilometers maak je toch. De vraag is alleen of je er ook voor vergoed wordt.

Zorg daarom dat je kilometertarief in Time On klopt met de werkelijkheid, en dat je elke rit registreert , ook de kleine. Een paar minuten werk nu kan je op jaarbasis honderden euro's schelen. En in tijden van stijgende kosten is dat geen overbodige luxe, maar gewoon slimme administratie

Gerelateerde artikelen

Nieuws

Wat zijn de nieuwe functionaliteiten in Time On per Kwartaal 1 2026?

De eerste maanden van het jaar zitten erop. In Q1 2026 brachten we een reeks updates waarbij we flink hebben geïnvesteerd in de functionaliteit om het dagelijkse werk eenvoudiger te maken:

Agenda integratie met Microsoft Outlook en Gmail
Automatisch verlofsaldo
Werkitems direct koppelen aan klant of project
Bulk acties uitvoeren
Rapporten opslaan en hergebruiken
Verlofsaldo per medewerker automatisch berekend

Lees meer

Tips & kennis

Wat is het verschil tussen facturabele en niet-facturabele uren?

1. Een realistisch tarief of budget

Of je nu een uurtarief hanteert of projectprijzen: de facturabele uren moeten alle kosten dekken, inclusief de niet-facturabele tijd. Wie dat niet meeneemt, werkt structureel te goedkoop.

2. Inzicht in winstgevendheid

Voor bedrijven en bureaus geldt: hoe hoger de billable rate, hoe winstgevender de organisatie (mits de tarieven kloppen). Door niet-facturabele uren zichtbaar te maken, zie je direct waar tijd ‘weglekt’ en kun je bijsturen.

3. Fiscale voordelen voor ondernemers

Voor zzp’ers tellen niet-facturabele uren mee voor het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar. Wie dit niet registreert, loopt mogelijk belastingvoordelen mis.

4. Betere capaciteitsplanning

Door inzicht in hoe tijd wordt verdeeld over directe en indirecte taken, kun je realistischer plannen, taken beter verdelen en knelpunten vroeg signaleren.

Lees meer

Tips & kennis

Uren goedkeuren: wat levert het op en wanneer is het de moeite waard?

Het goedkeuren van uren biedt borging: goedgekeurde uren staan vast in urenregistratie software. Hierdoor heb je grip op de data en zorg je ervoor dat de vastlegging naar de klant is onderbouwd.

Het creëert ook een vast controle moment waarbij je als beheerder periodiek inzicht krijgt in wat er op projecten en bij medewerkers speelt. Afkeuren met een reden is bovendien directe en transparante feedback, gekoppeld aan de registratie zelf dus efficiënter dan losse communicatie via andere kanalen.

Lees meer