In de ICT zijn veel werkzaamheden kortdurend. Een melding oplossen in tien minuten, een gebruiker helpen via de telefoon, een snelle configuratiewijziging doorvoeren. Elk op zich is weinig, maar als je dit bij elkaar opteld, is dit al een flinke gedeelte zijn van je werkdag.
Dit zijn precies de uren die snel worden vergeten. Te druk, te klein, te weinig tijd om bij te houden. Maar voor een bedrijf dat uurtarieven hanteert geldt: elk niet-geregistreerd uur is omzetverlies. Structureel kleine klussen niet bijhouden betekent structureel minder factureren dan je eigenlijk zou mogen doen.
De oplossing zit hem niet in discipline, maar in drempelvermindering. Als registreren makkelijker is dan het overslaan, dan zullen medewerkers meer gaan registreren. Een tool zoals Time On werkt daarom met een simpele flow: klant selecteren, tijd starten, tijd stoppen, klaar. Er is geen reden meer om het uren registreren over te slaan.
Meerdere medewerkers, één klant: het overzicht bewaken
Op het moment dat je met meerdere medewerkers binnen het bedrijf werkt, kan het zo hier en daar best onduidelijk worden waar de gewerkte tijd naar toe is gegaan. Wanneer alle medewerkers simpelweg de acht gewerkte uren registreren, is er wel een overzicht aanweizg dat je medewerkers de afgesproken uren hebben gewerkt, maar de inhoud van deze gewerkte uren zijn verdwenen.
Want wie heeft wat gedaan? Hoeveel uur staat er al op die klant deze maand? Wat is er al gefactureerd, en wat nog niet? Als die informatie verspreid is of iedereen het op zijn eigen manier bijhoudt, verlies je het overzicht. En zonder deze overzicht kun je niet optimaal en correct factureren.
Een gedeeld systeem waarbij iedereen zijn uren op dezelfde manier registreert, per klant en per activiteit, lost dit probleem op. Je ziet in één oogopslag wat er per klant is gedaan, door wie en hoeveel, zonder dat je collega's hoeft na te bellen of zelf te gaan reconstrueren.
