Tips & kennis

Uren registeren als administratiekantoor: weet jij echt hoeveel tijd jij en je klanten aan een opdracht besteden?

April 2026
April 2026
Door Thaiz Doezé

Als boekhouder of administratiekantoor lever je elke dag toegevoegde waarde voor je klanten. Aangiftes, jaarrekeningen, salarisverwerking en adviesgesprekken zijn werkzaamheden die divers zijn maar de verantwoordelijkheid daarvan ligt hoog. Maar hoeveel uur gaat er eigenlijk in een dossier zitten? Wie uren registreert als administratiekantoor, krijgt daar eindelijk een eerlijk antwoord op. Een urenregistratietool zoals die van Time On maakt dat mogelijk voor jou én voor je klanten.

Veel boekhouders en medewerkers van administratiekantoren werken nog altijd met Excel, losse notities of gewoon uit het hoofd. Het werkt totdat je wil weten of een klant winstgevend is, of een project binnen budget blijft, of een collega structureel overbelast raakt. Op dat moment schiet het tekort. En dan blijkt hoe waardevol een goed ingericht systeem voor urenregistratie eigenlijk is.

Grip op je eigen bedrijfsvoering

Met een tool als Time On registreer je eenvoudig alle uren, onkosten en gereden kilometers per klant, per project en per medewerker. Dat klinkt simpel, en de inzichten die het oplevert zijn alles behalve vanzelfsprekend. Je ziet in één oogopslag welke klanten veel tijd kosten in verhouding tot wat ze opbrengen. Je ontdekt welke type werkzaamheden structureel meer uren vragen dan gepland. En je ziet of het uurtarief dat je hanteert nog wel past bij de realiteit van je werk.

Dat soort informatie is veel waard, en zeker als je wil groeien, je prijsstelling wil heroverwegen of een nieuwe medewerker wil aannemen. Je beslissingen worden dan niet meer gebaseerd op onderbuikgevoel, maar op echte data.

 

Betere facturatie, minder discussie

Een ander groot voordeel van uren registreren als administratiekantoor zit in de facturatie. Wie uren bijhoudt in Time On, kan die uren direct koppelen aan declaraties en facturen. Geen verloren uren meer die je achteraf niet meer terug kan vinden. Geen situaties waarbij je denkt "dat had ik eigenlijk ook nog moeten factureren". Alles staat geregistreerd, overzichtelijk en klaar om verwerkt te worden. 

Time On koppelt bovendien direct met gangbare boekhoudsoftwares zoals Exact Online, Visma, eAccounting, Moneybird, SnelStart en WeFact. Dat betekent geen dubbele invoer, geen fouten door handmatig overtypen en een stuk minder administratieve rompslomp in je eigen bedrijfsvoering. Een administratiekantoor heeft zelf ook baat bij een goede administratie. 

 

Je team aansturen op basis van feiten

Voor kantoren met meerdere medewerkers biedt urenregistratie nog een extra laag. Via Time On zie je per medewerker hoeveel uur er aan welke klant of welk project wordt besteed. Dat maakt het sturen op capaciteit een stuk eenvoudiger. Is iemand structureel overbelast? Dan zie je dat op tijd. Heeft een klant ineens veel meer aandacht nodig? Dan kun je de werkzaamheden herverdelen voordat het uit de hand loopt.

Ook verlof en ziekteverzuim kun je bijhouden in Time On, zodat je planning altijd aansluit op de werkelijke beschikbaarheid van je team. Dat geeft rust voor jou als leidinggevende, maar ook voor de medewerkers zelf. 

Wat levert het de klanten van je kantoor op?

Een boekhouder of administratiekantoor dat uren registreert, biedt zijn klanten ook meer transparantie en service. En dat merken klanten. Ze zien exact waarvoor ze betalen, geen onduidelijk omschrijving als "werkzaamheden januari", maar concrete activiteiten en de bijhorende uren. Dat schept vertrouwen en voorkomt misvattingen over de factuur.

Voor de klanten met een vaste maandprijs is inzicht in de bestede uren ook heel waardevol. Ze weten dan of ze waar voor hun geld krijgen, en het kantoor kan op basis van de registraties beoordelen of het abonnement nog klopt met de werkelijke tijdsinvestering. Zo ontstaat er ruimte voor eerlijke gesprekken en dat versterkt ook de relatie.

Doordat het kantoor beter plant en stuurt, kunnen deadlines ook beter worden behaald. De klant hoeft minder te wachten, de communicatie verloopt soepeler en het gevoel van controle, aan beide kanten, neemt hiermee toe. Een kantoor dat gestructureerd werkt met digitale tools straalt simpelweg betrouwbaarheid en moderniteit uit. 

 

Klanten adviseren over hun eigen urenregistratie

En dan is er nog een dimensie die weleens wordt vergeten: veel klanten van een administratiekantoor hebben zelf ook baat bij het registreren van uren. Denk aan zzp'ers die uren factureren aan opdrachtgevers, of mkb-bedrijven die willen weten hoeveel tijd hun medewerkers aan verschillende projecten besteden.

Als boekhouder of administrateur kun je Time On dus ook actief aanbevelen aan je klanten. Je helpt hen dan niet alleen met hun jaarrekening of aangifte, maar ook met het verbeteren van hun eigen bedrijfsvoering. Dat maakt jouw rol als adviseur sterker, en jouw positie als sparringspartner waardevoller.

 

/media/t0dmkm20/kilometerregistratie-bij-hoge-benzineprijzen.png

De stap naar gestructureerd uren registreren

De overstap van een spreadsheet naar een professionele tool voor het registreren van uren is kleiner dan je misschien denkt. Time On werkt intuïtief, heeft een handige mobiele app zodat medewerkers ook onderweg kunnen registreren, en de koppelingen met boekhoudsoftware zijn kant-en-klaar ingericht. Je hoeft geen technische kennis te hebben om ermee aan de slag te kunnen gaan.