Uit ervaringen van zorgverleners blijkt dat het vergeten van uren een structureel probleem is. Niet een paar minuten hier en daar, maar soms hele bezoeken die niet worden geregistreerd. Bij een gemiddeld uurtarief van €40 à €50 loopt dat per maand al snel op aan misgelopen omzet, geld dat je wél hebt verdiend, maar nooit hebt gefactureerd.
Dat komt doordat de registratie vaak achteraf plaatsvindt. Na een drukke dag weet je niet meer precies hoelang je bij "mevrouw de Vries" bent geweest, of je de reistijd van en naar "meneer Bakker" hebt meegerekend, en of je die extra begeleiding van dinsdagmiddag al ergens hebt genoteerd.
💡 Tip: Registreer je uren direct na elk cliëntbezoek, nog in de auto vorodat je wegrijdt. Tien seconden op dat moment voorkomt later puzzelen aan het einde van de week. Een goede urenregistratietool maakt dit makkelijk via je telefoon, ook zonder internetverbinding.
De eisen vanuit zorgkantoren maken het er niet makkelijker op
Naast de financiële kant is er ook een administratieve verplichting. Zorgkantoren, gemeenten en verzekeraars stellen steeds hogere eisen aan de verantwoording van geleverde zorg. Of je nu werkt vanuit de WMO, de Jeugdwet of de Wlz, je moet kunnen aantonen hoeveel uur je per cliënt hebt geleverd, welke activiteiten je hebt uitgevoerd en hoeveel kilometers je hebt gereden.
Als die informatie niet klopt of ontbreekt, riskeer je afwijzing van de declaraties, terugvorderingen of in het ergste geval problemen bij een audit. Goede urenregistratie is in de zorg dus niet alleen handig, het is noodzakelijk.
Wat een goede urenregistratietool voor de zorg doet
Met Time On registreer je uren in tien seconden, direct na elk cliëntbezoek via de app op je telefoon. Ook zonder internet, zodra je weer bereik hebt, sychroniseert alles automatisch.
Wat Time On specifiek handig maakt voor zorgverleners:
- Per cliënt bijhouden: maak voor elke cliënt een apart project aan en registreer elk bezoek direct. Zo heb je altijd een actueel overzicht per cliënt, klaar voor declaratie aan het zorgkantoor of de verzekeraar.
- Kilometerregistratie van cliënt naar cliënt: zakelijk en privé worden autoamtisch gescheiden en de registratie voldoet aan de eisen van de belastingdienst én het zorgkantoor.
- Declaraties per periode of per cliënt: exporteer je overzicht eenvoudig naar Excel of PDF voor maandelijkse of kwartaaldeclaraties. Geen vergeten uren, geen omzetverlies meer.
- AVG-proof: je bepaalt zelf wat je opslaat. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen op Nederlandse servers.
- Koppeling met je boekhouding: Time On koppelt direct met Exact Online, Moneybird en andere boekhoudpakketten, zodat je uren direct omgezet worden naar een factuur zonder dubbel werk.
