Je hebt al een aantal uur gewerkt en wilt het uren opschrijven even uitstellen voor later, kan geen kwaad denk je op dat moment. Later wordt uiteindelijk pas aan het einde van de dag, week of erger nog: pas als de factuur verstuurd moet worden. Het gevolg? Je vergeet kleine taken, korte telefoongesprekken en e-mails die toch echt tijd hebben gekost. Die minuten tellen op tot uren, en die uren vertegenwoordigen echte omzet.
Onderzoek wijst uit dat mensen gemiddeld 20 tot 30 procent van hun gewerkte tijd vergeten te registreren als ze dit niet direct doen. Als je werkt met een uurtarief, kan dit al snel oplopen tot honderden euro's per maand.
✅Oplossing: Registreer je uren direct nadat je een taak hebt afgerond. Gebruik een tool zoals Time On waarmee je met één klik een tijdregistratie start en stopt, ook vanuit de mobiele app.
Fout 2: Geen onderscheid maken tussen projecten en klanten
Werk je voor meerdere klanten of aan meedere projecten tegelijk? Dan is het verleidelijk om alle uren op één grote stapel te gooien. Maar zonder duidelijk onderscheid weet je niet hoeveel tijd een specifiek project echt kost. Dat maakt het moeilijk om accuraat te factureren én om in de toekomst goede offertes te schrijven.
Bovendien loop je het risico dat je uren vergeet door te berekenen aan de juiste klant, puur omdat je ze niet goed hebt gelabeld op het moment van registratie.
✅ Oplossing: Koppel elke urenregistratie direct aan een klant én een project. In Time On stel je dit eenvoudig in, zodat je per klant en project altijd een helder overzicht hebt van de bestede tijd en het resterende budget.
Fout 3: Reistijd en overleg niet registreren
Reistijd naar een klant, een korte overleg tussendoor, een Teams-call van een half uur, veel ondernemers registreren dit soort tijd niet, want het voelt als 'niet echt werken'. Maar als je voor deze activiteiten betaald wordt of ze ten laste vallen van een project, dan horen ze gewoon in je urenregistratie thuis.
Dit is een van de meest onderschatte bronnen van omzetverlies: de indirecte uren die je maakt maar nooit factureert.
✅ Oplossing: Maak binnen je urenregistratietool aparte activiteitencategorieën aan voor reistijd, overleg en administratie. Zo heb je altijd inzicht in je totale tijdsbesteding, en kun je bewust kiezen wat je wel of niet factureert.
Fout 4: Werken met losse papiertjes of Excel-bestanden
We zijn gewend vanuit vroeger om onze uren bij te houden op losse papiertjes of Excel-bestanden, vooral omdat het ook overzichtelijk lijkt. Maar het is een manier van uren bijhouden wat erg fout gevoelig is en hoe meer klanten en projecten je krijgt, hoe sneller het systeem je tekort zal schieten. Fouten sluipen er makkelijk in, versies raken verouderd en je bent onnodig veel tijd kwijt aan het overzetten van gegevens naar je boekhoudpakket.
Daarnaast is een Excel-bestand niet real-time: medewerkers kunnen er niet gelijktijdig in werken zonder risico op conflicten. Het resultaat? Dubbel werk, vergissingen en gemiste uren.
✅ Oplossing: Stap over op een dedicated urenregistratietool. Time On is speciaal gebouwd om dit proces zo eenvoudig mogelij kte maken, van registratie tot rapportage en directe koppeling met je boekhoudpakket.
Fout 5: Geen controle op ingevulde uren van medewerkers
Heb je medewerkers of zzpérs die voor je werken? Dan ben je afhankelijk van hun tijdregistratie voor een correcte facturaatie. Zonder een goedkeuringsproces bestaat de kans dat uren onjuist worden ingevuld, met te weinig detail, op het verkeerde project of simpelweg te laat. Ook kan je met een tijdregistratie real-time inzicht krijgen op de uren die op dit moment aan het lopen zijn.
Dit zorgt niet alleen dat er minder problemen zijn bij de facturatie, maar ook dat er minder misvattingen zijn achteraf met klanten als de uren niet kloppen.
✅ Oplossing: Gebruik een systeem met een gestructureerd goedkeuringsproces. In Time On kunnen managers of projectleiders ingediende uren beoordelen en accorderen voordat ze worden gefactureerd. Zo houd je controle en voorkom je verrassingen.
