Van complex naar eenvoud: hoe Cofian tijdregistratie slim inzet met Time On

Cofian is een consultancybureau dat organisaties helpt met governance, risk en compliance. In de praktijk betekent dat dat Richard Pruim en zijn team dagelijks bezig zijn met vraagstukken waar veel bedrijven tegenaan lopen: hoe richt je je organisatie goed in, hoe beheers je risico's en hoe voldoe je aan wet- en regelgeving? Van contractmanagement en informatiebeveiliging tot het uitvoeren van audits, het werk van Cofian is veelzijdig en complex.

En omdat Cofian andere organsiaties adviseert over hun processen, weten ze als geen ander hoe belangrijk een goed ingericht systeem is. Maar naarmate de klantenkring groeide en de vragen complexer werden, merkte ze dat hun huidige boekhoudsysteem niet meer voldeed. Klantgerichte kostenanalyses waren lastig te maken, er was weinig flexbibiliteit in urenbeheer, en ontbrak er een belangrijke eis: de data moest in Nederland opgeslagen worden. Het was tijd voor een betere oplossing.

Hoewel tijdregistratie in de basis complex kan zijn, is het gebruik van Time On eenvoudig.

Richard Pruim

Eigenaar Cofian

De zoektocht naar eenvoud

Na een vergelijking van verschillende systemen koos Richard voor Time On: betaalbaar, dataopslag in Nederland, precies goed voor wat Cofian nodig had, en na een paar demo's snel besloten. De implementatie verliep vlekkeloos. Intern maakte Cofian duidelijke afspraken over hoe het systeem ingericht zou worden, passend bij hun sterke focus op privacy.

"De kracht van Time On zit hem in de eenvoud". De interface is overzichtelijk, snel in gebruik en vraagt weinig van de gebruiker, wat prettig is als het werk zelf al complex genoeg is. Verplichte invulvelden bij het stoppen van de urenregistratie zorgen ervoor dat medewerkers activiteiten direct vastleggen, wat vergeten voorkomt en de datakwaliteit verhoogt.

Achter die eenvoud gaat echter veel kracht schuil. Via Excel bouwt Cofian eigen rapportages, draaitabellen en analyses volledig op maat. Reistijd en -kosten worden bijgehouden en gekoppeld aan klantkenmerken, en uren zijn in te stellen als factureerbaar of niet.

Inzicht dat loont

Inmiddels werken vier medewerkers dagelijks met Time On en de ervaringen zijn positief. Bij goed gebruik bespaart het systeem Cofian tot wel 40 à 50% aan tijd en uitzoekwerk. Maar de grootste winst zit volgens Richard niet eens in de tijdbesparing, maar die zit in het inzicht dat het oplevert.

Time On maakt zichtbaar waar tijd naartoe gaat. Niet alleen naar klantwerk, maar ook naar secundaire zaken zoals studie of het bijwonen van events.Dat inzicht maakt het gesprek met een klant concreter en beter onderbouwd. In een vakgebied waar je voortdurend verantwoording aflegt ovr je werk, is dat van onschatbare waarde.

En Time On staat niet stil. Richard merkt dat de manier van werken door de jaren heen hetzelfde is gebleven, maar dat de functionaliteiten en grafische vormgeving steeds verder verbeteren. Het systeem groeit mee, en dat is precies wat Cofian nodig heeft.

Een aanbeveling die vanzelf komt

Wanneer klanten van Cofian vragen welk systeem zij gebruiken voor tijdregistratie, laat Richard Time On zien.Hij toont de functionaliteiten en hoe het systeem intern wordt ingezet.

Geen verkooppraatje, maar gewoon een eerlijk antwoord op een vraag die steeds vaker gesteld wordt. En dat zegt misschien wel het meeste. Voor een bureau dat organisaties adviseert over hoe zij hun processen beter kunnen inrichten, is het systeem waarvoor je zelf kiest een stille aanbeveling op zich.

Meer weten over urenregistratie voor consultancy?

We laten je graag de mogelijkheden zien.

Demo aanvragen

Vul onderstaand formulier in en we nemen snel contact met je op!