Creatief én in control: hoe Best Marketing rust vond in hun urenregistratie

Best Marketing is een full-service marketingbureau dat het MKB ontzorgt als part-time marketingafdeling. Voor bedrijven die serieus aan de slag willen met marketing, maar te klein zijn om daar iemand voor in dienst te nemen, is Best Marketing dé oplossing. Van webdesign en content management tot social media en klantenwervingstrajecten: ze pakken het allemaal op.

Het bureau bestaat ruim drie jaar en telt inmiddels zeven mensen, verdeeld over drie afdelingen: Strategie & Groei, Content & Socials en Web & Design. Aan het roer staat Andries van der Gugten, 36 jaar.

Voordat Best Marketing met Time On ging werken, registreerden ze helemaal geen uren. Geen systeem, geen inzicht en geen manier om te bewaken of projecten binnen budget bleven.
Om praktische redenen maken ze momenteel gebruik van een bestaand ERP pakket van een partnerbedrijf. Ze hadden een iets nodig om de uren te registreren dat laagdrempelig genoeg was voor een creatief team én aansloot op hun bestaande werkwijze. Want een designer dwingen om van half negen tot elf een logo te bouwen werkt nu eenmaal niet, creativiteit laat zich niet inplannen.

We hadden iets nodig dat laagdrempelig genoeg was voor een creatief team én aansloot op onze bestaande werkwijze. Want een designer dwingen om van half negen tot elf een logo te bouwen werkt nu eenmaal niet, creatieviteit laat zich niet inplannen.

Andries van der Gugten

Directeur Best Marketing

De zoektocht die leidde naar volledige controle

Na een zoektocht via Google testte Andries vier à vijf applicaties gedurende 30 dagen, waaronder andere bekende time tracking tools. Zijn keuze viel uiteindelijk op Time On omdat het zijn team in staat stelde om op de meest laagdrempelige manier uren te schrijven, zonder dat hij ze hoefde te dwingen hun dag minutieus te plannen. Niet het exacte tijdstip telt, maar het totaal aantal uur dat op een dag aan een klant is besteed.

De implementatie verliep vlekkeloos. Met een klantenkring van vijf à zes klanten startten ze simpel met uren schrijven en breidden ze al snel uit met projectmanagement en budgettering. Medewerkers hadden de tool binnen één dag onder de knie, "weinig uitleg nodig, minimale drempel."

De voordelen in de praktijk

Inzicht richting klanten: Waar ze vroeger drie A4'tjes met urenregels aanleverde, segmenteren ze nu per discipline. Een klant ziet precies hoeveel percentage van zijn ingekochte tijd naar sociale media gaat en hoeveel percentage opgaat naar werkoverleg. Die inzichten gebruikt Andries actief in klantgesprekken om de samenwerking te optimaliseren.
Budgetbewaking: Klanten reseveren een aantal uur per kwartaal in. Binnen dat project zien medewerkers live hoeveel uren er nog over zijn, voor de medewerkers is dit een natuurlijke prikkel om bewust met tijd om te gaan.
Rust voor de ondernemer: Als ondernemer vond Andries het spannend om niet te weten wat hij aan het einde van maand kon factureren. Hij kan nu door een slimme workaround in de software al op de eerste van de maand inschatten hoe hoog het bedrag gaat uitkomen, en kan halverwege het project bijsturen waar nodig is.
Lekkage van declarabele uren voorkomen: Doordat ook intern werk wordt geregistreerd, ontdekte Andries dat ze ongemerkt soms heel veel uren aan het eigen bedrijf besteedden: niet declarabel maar het neemt wel tijd in. Dankzij het dashboard kan hij halverwege de maand al bijsturen als de interne uren te hoog oplopen. Zonder dat inzicht was hij waarschijnlijk steeds in dezelfde valkuil gelopen.

De samenwerking met Time On

Andries waardeert niet alleen het product, maar ook de manier waarop Time On werkt als bedrijf. Door het gebruik van Time On bespaart het Best Marketing ongeveer tweeëneenhalf uur per week aan documentatie, maar wat het echt voor hen doet zijn de snelle reacties, geen ingewikkelde ticketprocedures en de oprechte aandacht voor feedback van gebruikers. Feature request worden actief opgepakt en snel geïmplementeerd. Als Time On ter sprake komt, adviseert hij het dan ook zonder aarzeling: de software doet wat het moet doen, is snel en het bedrijf erachter is laagdrempelig.

Meer weten over urenregistratie voor marketingbureaus?

We laten je graag de mogelijkheden zien.

Demo aanvragen

Vul onderstaand formulier in en we nemen snel contact met je op!